Para configurar o sistema para utilizar a assinatura eletrônica ou ciência, deve ser realizado o passo a passo abaixo:
1. Permitir o acesso dos Meus Documentos na Administração do Portal RH
No Módulo Administração do Sistema do SIRH, acesse o Menu: Administração do Portal > Perfis de Usuário.
É possível definir por perfil de usuário aqueles que terão acesso ao Portal de Documentos para realizar as assinaturas eletrônicas e/ou ciência em documentos.
ou No Módulo Administração do Sistema do SIRH, acesse o Menu: Administração do Portal > Alteração Coletiva de Ações dos Perfis.
2. Caso seja utilizado a assinatura eletrônica deve ser configurado a chave conforme abaixo, se for utilizar a ciência deve seguir para o passo 3.
No Módulo Administração do Sistema do SIRH, acesse o Menu: Administração do Portal > Configuração do Portal.
Para ativar a assinatura digital, após contratar o serviço com nosso comercial, deve-se marcar a opção Utiliza Assinatura Eletrônica.
Após marcar esta opção deve-se informar as três chaves que seguem:
- Token - Metadados: Token de integração com comercial da Metadados enviado pelo comercial.
- BRy - Cliente ID: Preenchido automaticamente ao clicar no botão Importar Licenças Bry.
- BRy - Cliente Client Secret: Preenchido automaticamente ao clicar no botão Importar Licenças Bry.
As chaves são informações obrigatórias para realizar a assinatura.
Atenção! Internamente no banco de dados existe a diretiva "PortalDocumentos.AmbienteHomologacao" que define se o cliente está no ambiente de produção ou homologação. Por padrão todo cliente estará em ambiente de produção.
Na vídeo aula a seguir você entenderá o processo:
3. Configurar a Diretriz que permite a assinatura/ciente no Portal.
Importante! Caso o cliente tenha os módulos de Frequência e Folha de Pagamento, a diretriz tem que ser ajustada nos dois Módulos.
No Módulo Folha de Pagamento do SIRH, acesse o Menu: Arquivo > Diretrizes > Diretrizes da Folha.
No Módulo Frequência do SIRH, acesse o Menu: Arquivo > Diretrizes > Diretrizes do Módulo.
4. Relação de Programas (Documentos) que permitem a a utilização da Assinatura Eletrônica/Ciência.
Folha de Pagamento:
- RHPR1713 - Ficha Registro
- RHPR1739 - Anotações da Ficha Registro
- RHPR1704 - Férias
- RHPR1705 - Rescisórios
- RHPR1878 - Relatórios Montados
- RHPR1870 - Relatórios Montados
- RHPR1879 - Relatórios Montados
- RHPR1710 - Rescisórios
- RHPR1818 - Recibos de Pagamento
Frequência:
- RHPR2003 - Espelho do Ponto Portaria 671
- RHPR2000 - Espelho do Ponto
Saúde e Segurança do Trabalho
- RHPR6005 - Perfil Profissiográfico Previdenciário
- RHPR5110 - Ficha de Controle de Entrega de EPI
- Documentos/Montador
5. Configurar se o documento deve ser assinado eletronicamente ou realizado ciência
5.1 Configurar a diretriz Tipo no cadastro do relatório:
No Módulo Folha de Pagamento do SIRH, acesse o Menu: Arquivo > Cadastrar Relatórios.
No Módulo Frequência do SIRH, acesse o Menu: Arquivo > Cadastrar Relatórios.
Os relatórios disponíveis para assinatura eletrônica/ciência possuem a opção Tipo de Assinatura.
As opções são: Assinatura eletrônica e Ciência. Por padrão todos os documentos estão configurados para assinatura eletrônica.
Observação: Quando o cliente não possui licenciamento para assinatura eletrônica o Portal RH assume automaticamente que todo o documento será realizado CIÊNCIA. Desta forma, a opção descrita não tem influência.
Em relatórios montados do Módulo de Folha de Pagamento, precisa ajustar os campos o Tipo de Assinatura e o Gera Assinatura Digital/Eletrônica.
5.2. Assinatura parte Empresa: Segunda assinatura é opcional no documento.
- Responsável das declarações estabelecimento:
No Módulo da Folha de Pagamento:
- Responsável estabelecimento
No Módulo da Folha de Pagamento:
- Responsável Classificação Gerencial:
- Sem Assinante: ninguém precisa assinar
5.3. Configurar se deve enviar notificação ao colaborador sobre a disponibilização do relatório:
No Módulo Folha de Pagamento do SIRH, acesse o Menu: Arquivo > Cadastrar Relatórios.
No Módulo Frequência do SIRH, acesse o Menu: Arquivo > Cadastrar Relatórios.
Os relatórios disponíveis para assinatura eletrônica/ciência possuem as opções Não notificar, Somente através de notificação do Portal, Somente através de push e Através de push e notificação do Portal. Por padrão todos os relatórios estão configurados para não notificar.
Atenção! Indiferente da opção selecionada sempre será enviado e-mail para os envolvidos. Não é possível desabilitar o envio de e-mail somente para ciência e/ou assinatura.
6. Como gerar o Relatório para o Portal RH:
No Módulo Folha de Pagamento do SIRH, acesse o Menu: Relatórios > Emitir Relatórios.
No Módulo Frequência do SIRH, acesse o Menu: Relatórios > Emitir Relatórios.
Selecione o relatório desejado, informe período (data) e seleção devida.
Clique na opção Gerar Assinatura Eletrônica.
No momento que o documento for enviado para o Portal RH será enviado e-mail para os envolvidos informando sobre o documento. Se estiver configurado para notificar também através de push notification (APP) e/ou notificação no Portal RH esta também ocorrerá.
Importante! Quando o colaborador dar o ciência no portal, o documento não traz informações que o documento foi dado o ciência ou por escrita ou com o nome do colaborador igual da assinatura eletrônica (parecido). O documento não é alterado na ciência. Somente fica registrada a data e hora da ciência. Caso o cliente queira carimbo de assinatura é necessário realizar a assinatura eletrônica.
Na videoaula abaixo está o passo a passo para a configuração dos relatórios para geração dos documentos que serão assinados ou ciência no Portal RH.
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