As contas a pagar são compromissos assumidos pela empresa, representadas por compra de mercadorias, insumos para produção, máquinas, serviços, salários, impostos, aluguel, empréstimos, contribuições, entre outros. Logo, significa dinheiro que a empresa deve em contas e obrigações.
A integração da Folha de Pagamento com o sistema financeiro tem por finalidade fornecer informações que possibilitem a efetivação do planejamento e execução das contas a pagar da empresa, de títulos e guias tributárias calculadas no aplicativo.
Para uma eficiente gestão financeira, é necessário que o sistema do contas a pagar forneça informações para tomada de decisões sobre todos os compromissos que representem o desembolso de recursos.
Logo, a automação para a geração dos títulos da Folha de Pagamento pode trazer inúmeros benefícios, como:
- Agilidade – redução da morosidade do processo, com o aumento da produtividade na inclusão de títulos e aprovações.
- Assertividade - quando feito manualmente o processo é demorado e fica mais sujeito a erros. A integração entre os sistemas possibilita, portanto, que compromissos não passem despercebidos.
- Segurança – centralização do processo em um canal único de entrada e saída, com rastreamento das informações no fluxo de trabalho.
- Controle - o usuário da solução assume o papel de gerenciador, podendo atuar de forma proativa no planejamento do fluxo de caixa da empresa.
Automação para geração de títulos da Folha de Pagamento
No SIRH Metadados podemos automatizar a geração dos títulos da Folha de Pagamento, veja alguns exemplos:
| Tipo | Opções | Observações |
| Remessas bancárias |
Líquidos de Folha Mensal, Adiantamento Salarial, Antecipação 13º Salário, 13º Salário, Estagiários, Suplementar, Avulsa, Férias e Rescisões. |
Remessas para os bancos: Bradesco, CEF, ITAÚ, Banco do Brasil, Santander, HSBC, Sicredi e Banrisul. |
| GPS |
Mensal, 13º Salário, Individual, Produtos Rurais, Fretes (SIMPLES), Diferença Dissídio, Individual 13º Salário. |
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| GRCS |
GRCS dos Empregados - contribuição para cada Sindicato. GRCS Patronal - contribuição anual para cada Sindicato. |
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| FGTS |
Sefip Mensal - códigos 115, 150, 155 e 650. GRRF - Uma única geração por data-base com inclusão de um título para cada rescindido. |
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| Contribuição dos Sindicatos |
Mensalidades Sindicais, Contribuições Assistenciais e Confederativas para cada Sindicato. |
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| RPA |
Pagamento de Autônomos/Freteiros. |
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| DARF |
DARF (Imposto de Renda s/Salários) - Uma única guia por Empresa. DARF (Imposto de Renda s/Autônomos) - Uma única guia por Empresa. DARF PIS s/Folha – Uma única guia por Empresa.
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| Pensionistas |
Pensões Alimentícias: um título para cada Pensionista.
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| Empréstimos bancários |
Empréstimos consignados em folha de pagamento.
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| Pagamentos por cheque |
Líquidos de Folha Mensal, Adiantamento Salarial, Antecipação 13º Salário, 13º Salário, Estagiários, Suplementar, Avulsa, Férias e Rescisões.
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Somente a partir da rotina de emissão de cheques do módulo Folha de Pagamento. |
| Outros títulos |
Demais pagamentos/descontos efetuados na Folha de Pagamento. Cujo somatório dos valores seja exatamente igual ao título a ser pago.
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Requisitos para a apropriação do Contas a Pagar
Contudo, alguns critérios devem ser observados para a apropriação do Contas a Pagar.
A integração ocorre no módulo Folha de Pagamento a partir do valor líquido de cada título, representado pela soma dos valores apurados em cada pessoa no sistema.
Não podem ser gerados pelo sistema:
a. Notas Fiscais de Terceiros, como GPS de retenção (código 2631).
b. Contribuições calculadas sobre faturamentos.
c. Valores retroativos.
d. Títulos que contenham em sua fatura valores externos que necessitam de apropriação em contas de Despesas ou Receitas, como: taxas de emissão de boleto, IRF e descontos por pagamento antecipado.
e. Demais serviços, cujos valores totais das notas fiscais diferem dos valores descontados na Folha de Pagamento ou quando são vinculados a pessoas que não possuem registro no sistema.
Os percentuais de juros e multas em títulos atrasados também são calculados, porém na integração com o contas a pagar os acréscimos ao valor principal do título não são apropriados separadamente. Neste caso, deve-se realizar o lançamento de ajuste contábil manual para separar o valor principal do título dos acréscimos por atraso.
No processo do contas a pagar somente são apropriados os títulos envolvendo as Contas de Ativo e Passivo, visto que a apropriação das despesas ou receitas são geradas pelo processo de contabilização da Folha de Pagamento.
Saiba quais as formas de integração que a Metadados oferta em: Formas de Integração do Contas a Pagar na Folha de Pagamento