Antes de cadastrar as regras do contas a pagar, veja Como Configurar Diretrizes para o Contas a Pagar? e Como Gerar Títulos por Tabela de Integração?
Para cadastrar as Regras do Contas a Pagar, acesse:
> Menu: Arquivo / Regras do Contas a Pagar.
Em seguida, informe um novo código e os dados solicitados em cada guia.
Exemplo:
GUIA DESCRIÇÃO
Detalhamento dos campos da guia Descrição comuns a todas as formas de integração.
Ativa – Define o status da regra.
Para que o sistema não processe mais a Regra do Contas a Pagar, basta desmarcar o campo.
Descrição – Identificação do título.
Exemplos: GPS Mensal (Tempo Real), GPS 13º Salário (Tempo Real), DARF IRRF s/Salários, FGTS (Tempo Real), Empréstimos Banco Santander, Folha Mensal Banco do Brasil, Férias (Cheque), Férias (Cálculo), Férias (Banco Santander).
Tipo de Conta – Na integração com os sistemas financeiros, os códigos associados ao campo Tipo de Conta, normalmente, identificam os tipos de títulos que estão sendo apropriados.
Os tipos de contas a pagar são identificados da seguinte forma:
Exemplo:
Sempre que forem criados novos tipos de conta, o código associado na tabela deve ser informado para o fornecedor do Sistema Financeiro adaptar a integração do novo título.
Forma de Apuração – É definida de acordo com o Tipo de Conta selecionado.
Exemplo: Se o Tipo de Conta for GPS Empresa Mensal, pode-se optar pelas seguintes formas de apuração:
- Classificação GPS: será gerado um título para cada Classificação GPS.
- Estabelecimento: será gerado um título para cada Estabelecimento.
Código Auxiliar – Utilizado para informar algum campo específico do Sistema Financeiro.
Exemplo: Na integração com o Sistema CIGAM, utiliza-se esse campo para informar o Modelo de Lançamento do Título. Logo, ao selecionar a opção “CIGAM” na diretriz Há Integração com outros Sistemas Financeiro?, habilita o botão de localização neste campo. Acessando, portanto, a Tabela de Modelos de Lançamentos do Sistema Financeiro CIGAM.
Sugestão p/Data de Vencimento – O sistema sugere uma data de vencimento que pode ser alterada no momento da execução da apropriação dos títulos.
As opções de sugestão também variam de acordo com o Tipo de Conta selecionado. Confira as opções disponíveis:
Observações - Campo livre para incluir informações sobre a Regra do Contas a Pagar.
Detalhamento dos campos da guia Descrição conforme as Formas de Integração do Contas a Pagar.
Apropriação por Tabela de Integração.
Apropriar Item em Tempo Real – Caso marcado, o resultado da rotina é gravado na tabela de integração no momento de sua execução.
Exemplo: ao gerar o relatório do cálculo da GPS, o título é gravado automaticamente na tabela de integração no momento de sua emissão.
Quando usar esta opção:
Quando a opção Apropriar Item em Tempo Real for marcada, também será habilitada automaticamente a forma de integração Gravar na Tabela de Integração.
E somente nessa opção, o sistema grava o código de identificação (tributário) de algumas guias de arrecadação e impostos, pois em algumas integrações o Sistema Financeiro exige que seja gravado na tabela de integração (RHCONTASPAGARHIST). Exemplo: GPS 2100, GPS 2003.
O Sistema Financeiro precisará ter uma rotina que leia periodicamente os arquivos que são gravados na tabela.
Exemplo: pode ser criado um serviço que realize a leitura a cada 1 minuto na tabela RHCONTASPAGARHIST ou na RHTABELASLOG para identificar se há novos títulos gravados e liberados para a integração.
O Sistema Financeiro precisará ter uma rotina que leia periodicamente os arquivos que são gravados na tabela.
Exemplo: pode ser criado um serviço que realize a leitura a cada 1 minuto na tabela RHCONTASPAGARHIST ou na RHTABELASLOG para identificar se há novos títulos gravados e liberados para a integração.
Gravar na Tabela de Integração – Indica a forma de apropriação pela tabela de integração. As Regras do Contas a Pagar que possuem essa marcação geram os registros dos títulos na tabela RHCONTASPAGARHIST ou RHTABELALOG, independente se forem em tempo real ou através da rotina especial da apropriação do contas a pagar.
Forma de Pagamento – Habilitado somente se a integração ocorrer pela tabela de integração. Deve-se informar uma das Formas de Pagamento:
- Em Espécie.
- Em Cheque.
- Documento de Compensação (DOC).
- Depósito em Conta Corrente.
- Depósito em Poupança.
- Depósito para Saque com Cartão.
Esse campo é desabilitado quando o Tipo de Conta é Remessa Bancária, pois a forma de pagamento considerada é depósito em conta. Para saber mais sobre esse título Confira o Detalhamento das Regras de Remessas Bancárias
Liberar Automaticamente para o Contas a Pagar – Habilitado somente se a integração ocorre pela tabela de integração. Refere-se ao status do registro gravado na tabela RHCONTASPAGARHIST.
O sistema grava, automaticamente, a situação 02 - Liberado para o Contas a Pagar no campo StatusRegistro da tabela de integração, sem a intervenção do usuário.
Neste caso, o item também é incluído na tabela RHTABELASLOG com o Tipo de Operação I – Inclusão ou A- Alteração.
Exemplo: no processo de integração realizado com o Sistema GVDASA, após verificar a existência de um novo registro nesta tabela, referente à inclusão/alteração de títulos, o Sistema Financeiro incluiu o registro no Contas a Pagar e imediatamente excluiu o registro da tabela RHTABELASLOG. Se o campo estiver desmarcado, no campo StatusRegistro é gravado o conteúdo 01 - Incluído e a liberação do título deve ser realizada com intervenção do usuário através da tela Consulta Integração com Contas a Pagar.
Para o tipo de Folha – Seleção do Tipo de folha a que se refere o título gerado. Habilitado somente para os Tipos de Contas “Remessa Bancária” e “Emissão Cheques”, ambos com a opção de apropriação em tempo real.
Apropriação por Arquivo Texto (RHARQQPAG.TXT)
Período de Apuração – Habilitado somente quando a apropriação não for em tempo real. São indicados os períodos disponíveis na Folha de Pagamento: Mensal, Quinzenal, Semanal, Diário e Outros.
Últ. Per. Apuração – Habilitado somente quando a apropriação não for em tempo real. Na inclusão da regra, informe o primeiro período da Folha de Pagamento que será integrado no Contas a Pagar.
Na execução da rotina para apropriar o contas a pagar (RHPR1861), o sistema apresenta essa data como sugestão e atualiza a informação na regra a cada nova geração.
GUIA FÓRMULA
A guia Fórmula de Cálculo somente é habilitada para os Tipos de Conta “Contrato” e “Outros” e tem por finalidade gerar o resultado de um título, a partir de valores calculados nas Fichas Financeiras dos colaboradores.
Exemplo:
GUIA MATRIZ
Na guia Matriz de Lançamentos são informadas as contas contábeis para a apropriação do título no Sistema Financeiro, de acordo com a Forma de Apuração da guia Descrição.
Observe os campos que compõem a guia:
Classificação e Descrição – Apresentam os registros da Forma de Apuração escolhida. Exemplo:
- Estabelecimento: Código e Descrição de todos os Estabelecimentos da Empresa.
- Sindicato: Código e Descrição de todos os Sindicatos da Empresa.
- Classificação GPS: Código e Descrição de todas as Classificações GPS/SEFIP da Empresa.
Documento – Código para informar o documento, que pode ser o próprio código da Regra do Contas a Pagar ou de acordo com as regras de cada fornecedor financeiro.
Quando for necessário excluir as informações de uma Classificação, é obrigatório iniciar a exclusão dos dados por este campo na Matriz de lançamentos.
Fornecedor – Código do Fornecedor previamente cadastrado, acessando:
> Menu: Arquivo / Tabelas Diversas / Tabelas para Cálculo da GPS/SEFIP / Clientes e Forncedores / Fornenedores.
A relação de fornecedores utilizados é fornecida pelo Sistema Financeiro.
O código do Fornecedor é uma numeração interna. Sugere-se utilizar uma sequência diferenciada, para separar dos Fornecedores utilizados pelos demais módulos.
No campo Nome Red. deve-se informar o Código do Fornecedor recebido do Sistema Financeiro, já que é essa informação que identifica a que título se refere o valor gerado.
Quando o Tipo de Conta for “Pensionista”, esse campo fica desabilitado, pois o fornecedor deve ser informado no campo Fornecedor p/Contas a Pagar no Cadastro do Pensionista. Este campo é habilitado quando a diretriz Utiliza o Tipo de Conta Pensionistas nas Regras do Contas a Pagar? estiver com a opção “Sim”.
Conta Devedora e Conta Credora – São as contas contábeis necessárias para a inclusão do título no Sistema Financeiro.
A decisão pela utilização da contabilização e as contas que devem ser informadas deve ser realizada pelos responsáveis pelo sistema contábil e financeiro da empresa.
Lembre-se que na apropriação contábil da Folha de Pagamento já foi gerado o crédito contábil para alguns títulos, portanto já existe a obrigação contabilizada. Na Matriz de Lançamentos, a conta devedora é sempre obrigatória e a credora é opcional.
Histórico – É o código do histórico contábil informado pelo setor financeiro e contábil para a apropriação do título.
Na apropriação do contas a pagar por arquivo texto, o histórico não é gravado. Este campo é opcional dependendo da utilização pelo Sistema Financeiro.
Caso alguma das classificações não deva gerar títulos na Apropriação do Contas a Pagar, basta deixar a Matriz de Lançamentos em branco.
Exemplo guia Matriz de Lançamentos:
FLUXO DE CADASTRO
Fluxo do cadastramento das regras do contas a pagar:
Para compreender o cadastramento de cada título: Confira exemplos e opções liberadas no cadastramento dos títulos.
Veja Também Como Cadastrar a Rotina Apropriação do Contas a Pagar? e Fluxo para Títulos de Remessas Bancárias com Provisão.