Antes veja Como Criar e Distribuir Requisitos pra Seleção de Candidatos
Quadro de Lotação: Otimizando a Gestão de Pessoas e o Plano de Carreira
O Quadro de Lotação é uma ferramenta estratégica e essencial para a gestão eficiente de qualquer organização. Ele oferece uma visão clara e detalhada da estrutura de pessoal, servindo como a espinha dorsal para um gerenciamento de recursos humanos eficaz e para a implementação bem-sucedida de um plano de carreira.
Para Que Serve o Quadro de Lotação?
O principal objetivo do Quadro de Lotação é determinar o número ideal de colaboradores e a remuneração autorizada e efetiva para cada cargo dentro dos diversos setores ou núcleos da empresa. Essa definição precisa permite que a organização:
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Visualize com clareza as oportunidades de promoção vertical (mudança de cargo), auxiliando no planejamento da progressão de carreira dos colaboradores.
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Identifique a necessidade de aumento de quadro, garantindo que a empresa tenha o dimensionamento correto para suas operações.
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Mantenha um controle rigoroso sobre as transferências e admissões de colaboradores, assegurando que novas movimentações sejam realizadas apenas quando há vagas disponíveis e justificadas.
Aplicações Práticas do Quadro de Lotação
O Quadro de Lotação é uma ferramenta versátil que se integra a diversos módulos de sistemas de gestão de pessoas, otimizando processos e fornecendo dados cruciais:
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Recrutamento e Seleção: Permite uma visualização instantânea do número ideal versus o número real de colaboradores, facilitando a identificação de vagas e a priorização das necessidades de contratação. Isso agiliza o processo seletivo e garante que as contratações estejam alinhadas com as demandas da empresa.
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Gestão de Cargos e Salários: Oferece uma visão comparativa do número ideal versus o número real de colaboradores, da remuneração referencial ideal versus a real e das vagas disponíveis. Essa funcionalidade é crucial para a definição de políticas salariais justas, a gestão orçamentária e a manutenção da competitividade no mercado.
Configurando o Quadro de Lotação
Para iniciar a configuração do Quadro de Lotação em um sistema de gestão de pessoas (como no módulo de Recrutamento e Seleção, por exemplo), geralmente o caminho é:
Arquivo > Tabelas do Recrutamento e Seleção > Quadros de Lotação
Após acessar, você poderá selecionar as opções que determinarão a parametrização específica do quadro de lotação para sua organização:
| Quadro | Seleção Principal | Seleção Secundária/Visualização |
| Unidade/Setor |
Unidade
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Por Setor/Cargo Por Cargo Por Setor/Função Por Função |
| Por Classificação Gerencial | Classificação Gerencial |
Por Classificação Gerencial e Cargo Por Cargo Por Classificação Gerencial e Função Por Função |
O próximo passo após estruturar o Quadro de Lotação é informar o Mês/Ano de aplicação da sua referência. Isso é crucial para manter um histórico preciso e acompanhar a evolução da sua força de trabalho ao longo do tempo.
Sempre que houver uma mudança na estrutura ou nos dados do Quadro de Lotação, é fundamental incluir um novo Mês/Ano de referência. Dessa forma, você garante que o sistema mantenha todos os históricos dos quadros de lotação anteriores, permitindo análises comparativas e um planejamento mais estratégico.
Após definir a referência de Mês/Ano, siga preenchendo os demais campos necessários para cada cargo ou setor, que geralmente incluem:
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Número de Vagas Ideais: A quantidade de colaboradores que a empresa idealmente precisa em cada cargo ou função.
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Número de Colaboradores Atuais: O número de colaboradores que realmente estão alocados naquela posição no momento.
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Remuneração Autorizada/Orçada: O valor orçado ou autorizado para a remuneração daquele cargo.
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Remuneração Efetiva: O valor real pago aos colaboradores naquele cargo.
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Vagas Disponíveis/Ociosas: A diferença entre as vagas ideais e os colaboradores atuais, indicando a necessidade de novas contratações ou de remanejamento interno.
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Tipo de Vaga (Nova, Reposição, Temporária): Classificação da vaga para auxiliar no planejamento e processo de recrutamento.
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Centro de Custo/Departamento: A qual área ou centro de custo a vaga ou o colaborador está vinculado.
Preencher esses campos de forma detalhada e atualizada garante que o Quadro de Lotação seja uma ferramenta dinâmica e eficaz para o planejamento e a gestão de pessoal.
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Campo |
Preenchimento |
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Por Faixa |
Com as opções:
Observação: a referência das faixas serão extraídas da matriz salarial do módulo Gestão de Cargos e Salários. |
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Ideal |
Quantidade ideal de pessoas para ocupar a lotação. |
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Autorizado |
Quantidade autorizada de pessoas para ocupar a lotação. |
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Existente |
O sistema exibe a quantidade de pessoas existentes nos Cargos ou Funções da lotação. |
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Afastados |
O sistema também exibe a quantidade de pessoas existentes com a situação “Afastado” para os Cargos ou Funções da lotação, desde que a diretriz do módulo: Considerar no Quadro de Lotação, esteja assinalada com a opção Contratos Ativos e afastados. Do contrário, somente serão exibidos os Cargos e Funções de Contratos ativos e apurado o número de pessoas ativas na lotação. |
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Vagas |
Cálculo da diferença entre o Ideal e o Existente. |
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Salários |
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Quadro de Lotação por Unidade e Setor: Detalhando a Estrutura
Para refinar a gestão do seu Quadro de Lotação por Unidade e Setor, o processo é bem direto.
Primeiro, selecione o Mês/Ano de referência para a visualização ou edição do quadro. Isso é crucial para manter um histórico preciso e acompanhar as mudanças ao longo do tempo.
Em seguida, você terá à disposição diferentes opções para o cadastro do seu quadro de lotação, permitindo uma granularidade conforme a necessidade da sua empresa:
Opções de Cadastro
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Por Setor/Cargo: Esta opção é ideal para empresas que desejam detalhar a lotação de pessoal por departamento específico e pelos cargos existentes em cada um deles. Ao selecionar o Setor, o sistema exibirá automaticamente todos os Cargos que o compõem, facilitando a visualização e o preenchimento.
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Por Cargo: Se a sua análise for mais focada nos cargos em si, independentemente do setor, esta opção oferece uma visão consolidada.
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Por Setor/Função: Similar à opção Setor/Cargo, mas focada nas Funções desempenhadas dentro de cada Setor. Ao selecionar o Setor, todas as Funções associadas serão mostradas.
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Por Função: Permite gerenciar a lotação com base nas funções, sem vinculação direta a um setor específico.
Em qualquer uma das opções escolhidas, o próximo passo é informar o número Ideal e Autorizado de colaboradores para cada item (seja cargo ou função em um setor específico).
Após preencher os dados, basta clicar no ícone Salvar da barra de ferramentas para registrar as informações.
Por Setor/Cargo
Por Setor/Função
Identifique a necessidade de registrar o quadro Por Faixa ou Por Faixa de Referência.
Exemplos:
- Quadro de Lotação da Unidade 0001
- Setor Montagem
- Cargo Gerente Operacional cadastrado Por Faixa.
Neste exemplo, que o número de pessoas ideal do cargo e o número existente é o mesmo.
Entretanto, as Faixas Salariais do cargo são diferentes. E conforme o cadastro, o ideal seria um salário de uma faixa inferior ao salário ocupado pela pessoa existente.
- Quadro de Lotação da Unidade 0001
- Setor Administrativo
- Cargo Analista Financeiro cadastrado Por Faixa de Referência.
Entretanto, a referência de salário ideal do cargo seria um montante superior à soma dos salários dos ocupantes do Cargo.
Quadro de Lotação por Classificação Gerencial: Uma Visão Estratégica
Para gerenciar o quadro de lotação de forma mais estratégica, você pode utilizar a Classificação Gerencial. Essa abordagem permite agrupar cargos ou funções sob uma categorização previamente definida, facilitando a análise e o planejamento em um nível mais macro.
Como Funciona
Primeiramente, selecione a Classificação Gerencial desejada. Essas classificações são previamente cadastradas em uma tabela específica, como "Classificações Gerenciais". Em seguida, você poderá escolher os Cargos ou Funções que farão parte dessa classificação gerencial.
O sistema oferece diferentes tipos de quadro para essa classificação, permitindo que você personalize a forma como os dados serão apresentados e gerenciados:
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Por Quantidade: Ideal para uma visão simples do número de colaboradores.
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Por Quantidade e Faixa: Permite detalhar a lotação considerando faixas salariais ou de experiência, por exemplo.
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Por Quantidade e Faixa/Referência: Adiciona um nível extra de detalhe, como uma referência específica dentro da faixa.
Independentemente da opção escolhida, o processo final é o mesmo: informe o número Ideal e Autorizado de colaboradores para cada item dentro da Classificação Gerencial e, em seguida, clique no ícone Salvar na barra de ferramentas para registrar as informações.
Exemplo:
Tipos de Quadro em Classificações Gerenciais e Sincronização
É importante saber que, mesmo dentro da mesma Classificação Gerencial, os Cargos ou Funções podem ter diferentes Tipos de Quadro. Isso significa que você pode configurar um cargo "por Quantidade", enquanto outro, na mesma classificação, é configurado "por Quantidade e Faixa", ou "por Quantidade e Faixa/Referência". Essa flexibilidade permite um controle mais granular e adaptado às necessidades de cada posição.
Advertência sobre a Troca do Tipo de Quadro
Não é recomendado trocar o Tipo de Quadro após ele ter sido selecionado e preenchido. A mudança pode impactar e até mesmo alterar as informações já registradas, causando inconsistências nos seus dados de lotação. Inclusive, os sistemas de gestão de pessoal geralmente exibem uma mensagem de alerta ao tentar realizar essa ação, justamente para prevenir perdas ou modificações indesejadas de dados.
Sincronização do Quadro de Lotação
Para garantir que o seu Quadro de Lotação esteja sempre atualizado com os dados mais recentes da Folha de Pagamento, existe um processo de sincronização. Se o número de colaboradores ou a remuneração no quadro não estiverem refletindo a realidade da folha, você pode sincronizá-los.
A sincronização é geralmente realizada por meio de uma rotina especial, como a "Sincronização do Quadro de Lotação" (comumente identificada por um código como RHPR3180 em alguns sistemas).
Para acessar essa funcionalidade, o caminho costuma ser: Relatórios > Rotinas Especiais.
Ao executar essa rotina, o sistema irá comparar e ajustar os dados do Quadro de Lotação com as informações da folha de pagamento, garantindo a consistência e a precisão das suas informações de gestão de pessoal.
Exemplo:
Conferência do quadro de lotação
Para auxiliar na visualização e conferência do Quadro de Lotação, na tela possui o relatório padrão Quadro de Lotação.
Além deste, acesse: Relatórios > Emitir Relatórios.
Relatórios Essenciais para Análise do Quadro de Lotação
Para uma gestão eficaz do seu Quadro de Lotação, diversos relatórios estão disponíveis, oferecendo diferentes perspectivas e níveis de detalhe para sua análise:
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Análise do Quadro de Lotação: Este relatório fornece uma visão abrangente, ideal para entender o panorama geral da sua força de trabalho em relação ao planejado.
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Quadro de Lotação: Uma visão direta do seu quadro, mostrando a lotação ideal versus a real para cada posição.
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Funcionários do Quadro de Lotação: Detalha os colaboradores alocados em cada posição do quadro, permitindo identificar quem está ocupando qual vaga.
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Quadro de Lotação por Classificação Gerencial: Permite analisar a lotação agrupada por classificações estratégicas, oferecendo uma visão mais gerencial e consolidada.
Integração e Otimização de Processos
A eficiência na gestão do Quadro de Lotação é ampliada pela integração entre módulos como Gestão de Cargos e Salários e Recrutamento e Seleção com o Portal RH. Essa integração é fundamental para otimizar os processos de pessoal.
Por meio dessa conectividade, é possível:
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Realizar consultas: Colaboradores e gestores podem acessar informações relevantes sobre o quadro de lotação diretamente pelo Portal RH.
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Solicitar aumento de quadro: Quando há necessidade de expandir a equipe, as solicitações podem ser iniciadas no Portal RH e automaticamente encaminhadas para o módulo de Recrutamento e Seleção, gerando uma abertura de vaga.
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Solicitar substituição de colaborador: Da mesma forma, o processo de substituição de um colaborador pode ser iniciado no Portal RH, resultando na abertura de uma vaga no módulo de Recrutamento e Seleção, agilizando o processo de reposição.
Essa integração elimina a necessidade de processos manuais e duplicidade de informações, garantindo um fluxo de trabalho mais ágil e preciso na gestão de pessoal.
Após definir o quadro de lotação saiba Como realizar a Abertura de Vagas e caso seja necessário, veja Como excluir o Quadro de Lotação.