O planejamento de eventos consiste em registrar as metas de treinamentos para um determinado período, baseado nas necessidades de treinamentos pendentes.
O planejamento não é obrigatório, pois é possível apenas cadastrar o evento no momento em que ocorre.
Entretanto, este confere maior controle das metas/verbas da empresa frente as suas necessidades de treinamentos.
A partir do planejamento também é possível extrair as estatísticas de eventos planejados x realizados.
Definição de classificações
O cadastro de Classificações é necessário para definir verbas distintas para o planejamento.
Para tanto, acesse:
> Menu: Eventos / Classificação.
Em seguida, informe o código e a descrição e salve.
Quando definido classificações é necessário vincular as mesmas aos cursos cadastrados no sistema.
Exemplo:
Quando não há necessidade de fazer uma distinção de verbas na empresa, utiliza-se uma Classificação do Planejamento: Geral, visto que os cursos somente são habilitados para uso no planejamento se possuírem uma classificação.
Definição das metas/verbas
É possível definir, por Período e por Classificação, qual será o investimento em Eventos da empresa e as horas de Treinamento que cada Pessoa deverá cumprir. Para tanto, acesse:
> Menu: Eventos / Metas/Verbas.
Confirme a Base de Capacitação e selecione o código da Classificação do Evento.
Preencha o Período e clique no botão "Incluir Metas/Verbas" .
Se o Período for maior que um mês, após preencher os campos Verba, Horas X Participantes e Média de Horas/Pessoa e clicar no botão OK, o sistema fará o rateio automático das informações no Período especificado.
Para ajustar, basta selecionar o mês e inserir os dados corretos do Planejamento.
Exemplo:
Para excluir um Período com todas suas Metas/Verbas cadastradas, selecione o Período desejado e clique no ícone excluir período.
Itens de Custo
Para planejar um Evento, deve-se informar os gastos necessários para a sua realização, como: alimentação, material, inscrição, entre outros.
Para cadastrar os Itens de Custo, acesse:
> Menu: Arquivo / Tabelas do Treinamento / Itens de Custo.
Exemplo de inscrição dos participantes como despesa direta:
Planejamento de eventos
Para planejar um Evento, acesse:
> Menu: Eventos / Planejamento.
Em seguida, selecione a Base de Capacitação e o Período do Planejamento.
Exemplo:
Acessando a tela seguinte, devem ser informados os Eventos para o Planejamento.
No campo Evento insira um novo código, preencha os dados solicitados nas seguintes guias:
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GUIA |
PREENCHIMENTO |
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Evento |
Informe os dados gerais do Evento a ser planejado. |
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Instrutores |
Selecione o Instrutor do Curso. |
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Custos |
Selecione os Itens de Custo, cada qual com respectiva data de pagamento, estimativa de valor e forma de rateio. |
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Turma |
Defina os participantes do Evento através dos seguintes botões:
Caso não tenha a definição de participantes para o evento, reserve as vagas para o planejamento. Os custos também serão vinculados às reservas feitas. |
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Histórico de Alterações |
Consulte as alterações realizadas no evento planejado e os dados do Operador que realizou estas mudanças. |
Exemplo:
Observe que a medida que os eventos são planejados, o sistema demonstra quanto de recursos das metas/verbas já foram alocados.
Se a vinculação dos participantes ocorrer após a definição dos Custos, para atualizar os valores clique no botão Atualizar Valores da guia Turma. Este calculará a despesa total do Evento planejado.
Para conferir o planejamento de eventos, além do relatório desta mesma tela, o sistema apresenta os seguintes relatórios padrão:
- RHPR8070 - Planejamento
- RHPR8200 - Planejamento Anual