Um evento deve ser programado apenas quando tiver sua data definida.
A programação de eventos pode ser feita:
- a partir do seu planejamento.
- diretamente no cadastramento do evento.
Programação de evento planejado
Se o evento foi planejado, acesse:
> Menu: Eventos / Planejamento.
Selecione o evento, clique no botão Programar Evento.
Após, preencha os campos da Programação do Evento e clique no botão OK.
Exemplo:
Quando o evento muda o status para programado, toda a execução do evento deve ser realizada em:
> Menu: Eventos / Cadastramento.
Se um evento foi planejado e precisa ser cancelado, o mesmo deve ser primeiramente ser programado. E após, na tela de cadastramento, mude para o status cancelado.
Esta ação faz com que seja possível extrair as estatísticas do previsto x realizado. Portanto, nunca exclua um evento planejado mesmo que este não ocorra.
Programação de eventos
O cadastro de eventos pode ser feito sem o registro do Planejamento.
Para isso, acesse:
> Menu: Eventos / Cadastramento.
Criação do evento
Confirme a Base de Capacitação e informe um código ao evento.
Selecione a opção Programado no campo Situação e preencha os demais dados.
Exemplo:
Clicando no ícone Multiplicador de Evento Utilizando outro como Modelo é possível copiar os dados de um evento cadastrado para um novo registro.
Apenas não são copiados os Itens de Custos, pagamentos e participantes deste.
Exemplo:
Na guia principal, preencha os dados solcitados.
O quadro Opções de Avaliação pode ser definido com as avaliações projetadas para o Evento.
Saiba mais em: Avaliação de eventos.
Instrutores
Selecione um ou mais Instrutores.
Inclua observações do Instrutor se for necessário.
Exemplo:
A avaliação do instrutor deve ser preenchida ou calculada no encerramento do evento.
Saiba mais em Avaliação de eventos.
Recursos
Selecione os Recursos necessários para a devida realização, informando a quantidade devida.
Estes devem ser cadastrados previamente. (Menu: Arquivo / Tabelas do Treinamento / Recursos).
Exemplo:
Custos/Pagamentos
Informe os Custos e os Pagamentos de Despesas nas guias correspondentes.
Na subguia Custos, selecione o item de custo e a Forma de Rateio.
Informe o Valor/Índice dos custos do evento.
Exemplo:
A data informada nesta tela representa a competência que o custo deve ser alocado.
Representa a competência de emissão da nota fiscal pelo fornecedor do curso.
Na subguia Pagamento de Despesas, é possível dividir os custos por lotação, definindo os valores e as datas de pagamento.
O botão Gerar Pagtos conforme Lotação dos Participantes faz o rateio dos gastos pela lotação dos participantes em partes iguais.
Exemplo:
A data informada nesta tela representa o pagamento a ser realizado.
Representa a data de vencimento de boletos/cobrança pelo fornecedor do curso.
Abaixo da relação dos custos aparecem os seguintes indicativos: Total dos Custos, Total dos Pagtos e Diferença.
Apuram se há diferença entre os Custos totais alocados no cadastro do Evento e os Pagamentos informados.
Horas/Mês
Nesta guia é feita a distribuição das horas do Treinamento pelos meses e Instrutores cadastrados.
Caso o Treinamento inicie em um mês e termine em outro, as horas serão distribuídas automaticamente pelo número de dias do intervalo entre as datas de início e de término do Curso. Todavia, é possível alterar esta distribuição.
Turma
Forme ou modifique a turma de participantes do evento.
Pode-se selecionar a Empresa e incluir a Pessoa individualmente ou utilizar os seguintes atalhos:
- Selecionar: busca por Empresa e Pessoa, incluindo uma de cada vez.
- Pendentes: lista de Pessoas com Necessidade de realizar o Curso.
- Coletiva: permite a seleção por filtros de lotação.
- Grupo: grupo de participantes definido por um determinado critério. Pode ser utilizado na formação da Turma no momento de planejar ou executar um Evento. São criados e gerenciados no Menu: Pessoas / Grupos. Para gerenciá-los, clique no ícone Localizar e selecione o código do Grupo para adicionar ou remover membros.
A modificação de pessoas na turma podem afetar o resultado das guias de custos e horas/mês.
Portanto, retorne as guias anteriores e valide os dados cadastrados.
Relatórios do evento
Para auxiliar na Programação do Evento, além do relatório de tela, veja outros padrão disponíveis:
- RHPR8110 - Convocação / Convite
- RHPR8100 - Lista de Portaria
- RHPR8140 - Lista de Presença
- RHPR8150 - Avaliação / Validação do Evento
- RHPR8052 - Relação de Eventos
- RHPR8020 - Eventos Programados em Atraso
- RHPR8030 - Utilização de Recursos
Encerramento ou cancelamento
Na guia Encerramento realiza-se a finalização ou o cancelamento de um evento.
Cancelamento
Caso seja necessário cancelar um evento, elimine os custos não realizados, recursos e turma.
Após, clique no botão Cancelar o Evento.
O registro não será excluído, mas ficará com a situação Cancelado.
Encerramento
No processo de encerramento do evento, ajuste os itens de custos, pagamentos e as demais informações da execução do curso.
Na guia Turma, informe os campos Avaliação e Freq.(%) de cada participante.
Caso queira atribuir o mesmo conteúdo a todos destes campos, clique no botão Nota Geral. Mesmo sendo uma avaliação geral, podem ser realizados ajustes individuais.
Além disso, pode ser preenchido o campo Conceito para mais informações.
Antes do encerramento do evento, também pode ser incluído o procedimento da avaliação de reação.
Saiba como incluir as respostas e calcular a média final da avaliação do evento e instrutor em Avaliação de eventos.
Após todas as informações estarem registradas no evento, clique no botão Finalizar Evento, e a sua situação será modificada para Finalizado.
Outros relatórios padrão do sistema poderão ser emitidos após o encerramento do evento, como por exemplo, o RHPR8120 - Certificados.
Após o encerramento do evento, também pode ser incluído o procedimento da avaliação de eficácia.
Saiba como incluir as respostas e calcular a eficácia de um evento em Avaliação de eventos.
Assista a esta videoaula e veja na prática como cadastrar e executar os eventos.