Através do Portal RH, o departamento de Recursos Humanos (RH) pode visualizar e gerenciar os documentos enviados para ciência no Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIRH).
1. No Módulo Administração do Sistema, acesse o Menu: Administração do Portal > Consulta de Documentos:
Na aba Principal:
Na aba principal, estão disponíveis opções para realizar filtros, conforme detalhado a seguir:
1. Consulta por:
1.1. Criação:
- De/Até: Filtra documentos pela data em que foram disponibilizados no Portal RH.
1.2. Assin:
- De/Até: Filtra documentos dado a ciência total ou parcialmente dentro do intervalo especificado.
1.3. Tipo de assinatura: Selecionar a opção Ciência.
1.4. Tipo de documento: Selecione Todos ou algum tipo de documento especifico conforme sua demanda.
2. Situação: Pode ser selecionado a opção desejada.
2.1. Assinados/Cientes: Documentos em que foi informada ciência.
2.2. Não assinado/Ciente: Documentos pendentes de ciência.
2.3. Cancelado: Documentos que foram cancelados.
2.4. Pendente de Ajuste: Documentos que aguardam retorno sobre ajustes solicitados.
3. Responsável:
Empresa e Pessoa: Informa o responsável pela ciência. Não há filtragem exclusiva por empresa nesta etapa.
Na Aba Seleção:
Esta aba permite filtros avançados por critérios como Unidade, Empresa, Setor, Função, etc.
- Considerar apenas o principal signatário: Aplica o filtro apenas ao principal signatário.
- Desconsiderar contratos rescindidos: Filtra apenas contratos ativos e afastados, ignorando contratos rescindidos.
Visualização da Consulta após realizar o filtro:
- Cancelar/Visualizar: Opção para selecionar para visualizar ou cancelar o arquivo.
- Criação: Data e hora em que o documento foi disponibilizado.
- Nome do Documento: Nome do arquivo enviado.
- Tipo do Documento: Identificador para busca.
- 1ª Assinatura/Ciência: Nome da pessoa responsável pela ciência.
- Assinado: Data da ciência.
- Tipo: Se é Assinatura Eletrônica ou Ciência.
- 2ª Assinatura/Ciência: Nome da pessoa responsável pela segunda assinatura ou ciência.
- Assinado: Data da assinatura.
- Tipo: Se é Assinatura Eletrônica ou Ciência.
- Data Max. Assin: Data limite para dar a ciência no documento, informada ao gerar o relatório.
- Cancelado: Data de cancelamento.
- Motivo Cancelamento: Motivo informado pelo RH.
- Operador: Operador que realizou o cancelamento.
- Solicitado Ajuste: Se o colaborador solicitou o ajuste.
Opções Disponíveis na tela de Consulta de Documento na Administração do Sistema:
- Visualizador Documento: Permite visualizar ou baixar o documento, respeitando as configurações do diretório.
Importante! O download é realizado no diretório RHTRAB. Se estiver configurado o diretório padrão do operador, o download ocorrerá no diretório definido. É importante destacar que o Documento, uma vez que tenha recebido a Ciência, não sofrerá alterações, não gera um registro informativo dentro do arquivo indicando quando o colaborador concedeu a ciência.
- Ver Todos os Envolvidos: Apresenta todos os signatários do documento.
- Cancelar Documento: Permite cancelar o documento, com opção de informar o motivo.
- Enviar Novo Documento: Envia novos documentos (PDF) para assinatura. (Artigo: Envio de Documentos Não Gerados pelo Sistema (SIRH)).
- Ver Ajuste Solicitado: Permite visualizar ajustes solicitados pelos colaboradores. Quando a alteração é solicitada, o RH deve cancelar o documento e enviar novamente.
- Exportar p/CSV: Disponibilizado Filtro e Exportação de Documentos em Formato CSV.
Contadores:
Acima dos botões, são mostrados os contadores de assinaturas eletrônicas e de ciência, respeitando os filtros aplicados.
Importante!
- Não é possível gerar o relatório em tela.
- Não é possível gerar o relatório em PDF coletivo, apenas individual.
- O documento, uma vez que tenha recebido a ciência, não sofrerá alterações, não gera um registro informativo dentro do arquivo indicando quando o colaborador concedeu a ciência.
- A função de Ciência habilita a exibição da coluna "Assinatura" na tela, permitindo que o departamento de Recursos Humanos (RH) visualize quando a ciência foi concedida ou exporte os dados em formato CSV. No entanto, atualmente, não dispomos de relatórios em PDF ou visualização em tela.
Leia também:
Como consultar Documentos enviados para Assinatura Eletrônica através do Portal RH no SIRH.