1. Qual é o nome do novo fornecedor da assinatura eletrônica?
Mudamos da Bry para a Unico.
2. Alterando o número de funcionários para mais, não pagamos mais assinaturas?
Exatamente. A partir do número de vidas contratado, com a Unico, a assinatura passa a ser ilimitada. É necessário atualizar o Sistema para a Versão 4.35.1 até o dia 30 de maio.
3. A assinatura eletrônica tem validade legal?
Sim. As assinaturas eletrônicas, de forma geral, são seguras e substituem plenamente assinaturas de documentos que não precisam de reconhecimento em cartório. Possuem amplo amparo legal na legislação brasileira, conforme lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020.
4. Devo realizar algum procedimento para solicitar a mudança?
Sim, é necessário abrir um chamado com o suporte. Além disso, você precisará atualizar o SIRH e o Portal RH para a versão 4.35.1 (lançada em 13/05/2024) ou superior.
5. Com esta mudança, posso enviar para assinatura documentos que não são gerados no Metadados?
Sim, não haverá mudança nessa funcionalidade.
6. Os documentos continuarão sendo assinados pelo Portal? O processo de envio continua o mesmo?
Sim, processo continua o mesmo. A mudança ocorre apenas para o fornecedor certificador.
7. A consulta dos documentos assinados continuará sendo feita pelo módulo Administração do Sistema?
Sim, permanece o mesmo processo.
8. Onde fica arquivado o documento em si?
Mantém-se arquivado no banco de dados onde o SIRH está alocado.
9. Por quanto tempo terei acesso ao documento assinado?
30 anos.
10. A nova autenticação da assinatura eletrônica será mais "trabalhosa" para os colaboradores?
Agradecemos seu questionamento e entendemos suas preocupações. Essa mudança é devido à troca para um novo fornecedor de autenticação, a Unico. A alteração é necessária para aumentar significativamente a segurança das informações.
Com a assinatura eletrônica através da Unico, temos um ganho considerável de segurança, pois ela oferece informações detalhadas sobre o processo de autenticação, incluindo:
- O aparelho utilizado
- A localização onde a assinatura foi realizada
Embora a simples utilização do CPF possa parecer suficiente, a nova autenticação proporciona uma camada adicional de proteção, essencial para garantir a integridade e a segurança dos dados. Sabemos que mudanças podem trazer um pouco mais de trabalho inicialmente, mas acreditamos que a segurança reforçada justifica esse pequeno esforço adicional.
11. E se eu não receber o e-mail para configurar a assinatura eletrônica?
Caso não receba o e-mail para configurar sua assinatura eletrônica, recomendamos os seguintes passos:
11.1 Verifique a pasta de spam ou lixo eletrônico do seu e-mail, pois a mensagem pode ter sido filtrada automaticamente.
11.2 Entre em contato com o CS da sua Conta.
12. Quais são as vantagens da assinatura eletrônica?
As principais vantagens da assinatura eletrônica incluem:
- Segurança: Autenticação multifatorial e criptografia garantem a integridade e a confidencialidade dos documentos.
- Eficiência: Redução de tempo e custos associados ao processo de assinatura tradicional em papel.
- Comodidade: Possibilidade de assinar documentos remotamente, de qualquer lugar e a qualquer momento.
- Rastreamento: Facilidade para rastrear e auditar o processo de assinatura, com registros detalhados de data, hora e localização.
13. O número do celular está incorreto, não tenho mais acesso a ele, ou esse número não é meu?
O número de celular utilizado para a validação é o contato cadastrado em nossa base de dados (Metadados). Se você não tem acesso a esse número, ou se ele está incorreto, será necessário abrir um chamado com o suporte do Portal RH para que possamos atualizar o número e reenviar a validação.
Por favor, entre em contato com o suporte do Portal RH para resolver essa questão.
14. Não carrega o selo de autenticação no PDF do relatório?
O selo de autenticação e a assinatura só serão exibidos no PDF após todos os envolvidos terem assinado o documento.
15 .Irei realizar a atualização somente após o fechamento da folha. Então, conseguirão usar o Portal RH com a assinatura do fornecedor BRy?
Orientamos os clientes que utilizam a assinatura a atualizarem o mais breve possível. No entanto, se não for possível, deve-se verificar com o CS da Conta a possibilidade de realizar a troca do fornecedor apenas após a atualização, em caráter de exceção.
16. Posso alterar o e-mail de recebimento para e-mail pessoa, exemplo: pessoa@hotmail.com?
Infelizmente, não podemos enviar as credenciais da assinatura eletrônica para e-mails pessoais. Devido à segurança da informação e às normas da LGPD, só é permitido enviar para e-mails corporativos.
17. Podemos optar por utilizar um fornecedor ou outro na assinatura eletrônica? Utilizar o Bry e não a Único?
Atualmente, não oferecemos essa opção, pois a troca foi realizada para aumentar significativamente a segurança das informações. A nova solução proporciona um ganho considerável de segurança, oferecendo informações detalhadas sobre o processo de autenticação, incluindo:
- O aparelho utilizado
- A localização onde a assinatura foi realizada
Embora a simples utilização do CPF possa parecer suficiente, a nova autenticação proporciona uma camada adicional de proteção, essencial para garantir a integridade e a segurança dos dados. Sabemos que mudanças podem trazer um pouco mais de trabalho inicialmente, mas acreditamos que a segurança reforçada justifica esse pequeno esforço adicional.
18. Após a assinatura realizada no Portal RH está demorando para carregar o documento ou não atualiza?
Atualmente, com a troca do fornecedor e devido a validações adicionais por questões de segurança, o tempo de retorno do sistema aumentou. Para facilitar a verificação imediata do documento, foi habilitado o botão "Atualizar Documentos" no Portal RH.
Verificar o artigo: Lentidão para Carregamento de Assinaturas no Portal RH após Realizado pelo Colaborador
19. Um colaborador, ao realizar o processo de assinatura eletrônica na etapa de ler e concordar, recusou o documento. O que acontece com o documento?
Quando o colaborador recusa o documento, o Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIRH) automaticamente atualiza o estado do documento para cancelado. A ação de cancelamento é registrada, incluindo a data e a hora exatas em que a recusa ocorreu. O SIRH registra que o documento foi cancelado pelo colaborador, com a data e hora da recusa. Não é enviada nenhuma notificação ou e-mail sobre a rejeição do documento.
20. Gostaríamos que não precisasse ser validade por e-mail para finalizar a assinatura, seria possível?
Infelizmente, não é possível remover a validação por e-mail no processo de assinatura. O e-mail fornecido no final pode ser qualquer e-mail, exemplo: colaborador@empresa.com.br. Mas lembrando que é importante para o colaborador receber uma cópia do documento, o campo deve ser preenchido corretamente.
21. Onde ficam salvos os documentos assinados?
Todos os documentos assinados são fisicamente armazenados no banco de dados, criptografados e protegidos com segurança jurídica. Para consultar o arquivo, acesse o Módulo de Administração do Sistema e siga o caminho: Administração do Portal > Consulta de Documentos. Selecione o documento e clique no botão "Visualizar Documento". O sistema abrirá o PDF e o salvará na pasta do RHTRAB. A plataforma Unico enviará um e-mail para o endereço informado no momento da assinatura, que receberá uma cópia do documento assinado.
22. Coloquei o e-mail errado no final do processo de assinatura eletrônica. E agora?
Após finalizar o processo na plataforma Unico, não é possível alterar o e-mail cadastrado. Recomendamos que o RH da empresa salve o documento e o envie para o colaborador conforme necessário.
23. Link Expirado ao tentar assinar o documento, Agora tem prazo para assinatura?
O Fornecedor Único tem um prazo de 10 dias para assinar o documento por padrão . Considerando esse prazo de 10 dias, começa a contar a partir do momento que qualquer um dos envolvidos clica em assinar, mesmo que o processo de assinatura não seja concluído.
- Exemplo 1: Documento com duas assinaturas: No dia 21/06, o colaborador clicou em assinar, mas não concluiu. Tanto o colaborador quanto o gestor têm até o dia 01/07 para assinar.
- Exemplo 2: Documento com duas assinaturas: Se o colaborador assinou o documento no dia 21/06, o gestor tem até o dia 01/07 para assinar.
- Exemplo 3: Documento com uma assinatura: Se o colaborador clicou em assinar no dia 21/06, mas não assinou, ele terá até o dia 01/07 para concluir a assinatura.
Se precisar aumentar o prazo avaliar o artigo abaixo:
Como Alterar Período de Expiração de Assinatura de Documentos na Unico
23. Tem como mudar o prazo para assinatura de 10 dias?
Se precisar aumentar o prazo avaliar o artigo abaixo:
Como Alterar Período de Expiração de Assinatura de Documentos na Unico
24. Se todos os envolvidos no documento assinarem, mas não clicarem para atualizar documentos, quanto tempo é estimado para que ele apareça nos metadados do portal e na administração como assinado?
Atualmente, a atualização não ocorre de forma automática. O documento só será atualizado se pelo menos uma das pessoas envolvidas clicar para atualizar. Se uma pessoa não atualizar, mas outra o fizer, o documento será atualizado para todos. No entanto, se todos assinarem o documento, mas ninguém clicar para atualizar, ele permanecerá inalterado.
25. Como alterar o nome da empresa que aparece no documento assinado?
Para alterar o nome da empresa exibido no documento assinado, siga estes passos:
- Solicite ao suporte da Metadados no módulo da folha para abrir um ticket junto com a Unico.
- No ticket, informe:
- A razão social atual.
- A nova razão social desejada.
- O CNPJ da empresa.
26. Há um limite de tamanho dos documentos para a assinatura através da Unico?
Atualmente há um limite de 10 MB de tamanho dos documentos a serem assinados pela Unico. Se o documento é maior que 10 MB, não é possível realizar a assinatura. Esta é uma limitação da própria Unico e até o momento não há como ajustar.
Assista ao Vídeo que preparamos para você: Assinatura Eletrônica - Passo a Passo no Portal.
Esperamos que estas respostas esclareçam suas dúvidas sobre a assinatura eletrônica. Caso tenha outras perguntas, não hesite em nos contatar.