As orientações a seguir visam instruir quanto à geração do arquivo Manad Bloco K – Informações da Previdência Social, no módulo Folha de Pagamento Metadados.
A Receita Federal do Brasil audita as empresas através da validação e autenticação de arquivos digitais entregues ao Auditor-Fiscal por meio do Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais (SVA).
No caso de intimação por auditor-fiscal, o contribuinte deve apresentar documentação técnica completa e atualizada de seus sistemas, bem como os arquivos digitais contendo informações relativas aos seus negócios e atividades econômicas e ao objeto da fiscalização.
Estas informações devem atender as orientações e especificações contidas no Manual Normativo de Arquivos Digitais.
Instalação do Validador
1. Acesse o site da Receita Federal do Brasil para realizar o download do Programa SVA:
Realize os procedimentos de instalação conforme instruções do site.
Download dos Informativos e Manuais
2. Acesse o site da Receita Federal para fazer o download dos seguintes manuais:
- Manual de orientações para utilização do SVA para validação e transmissão de arquivos de previdência complementar.
- Manual Normativo de Arquivos Digitais.
No SIRH Metadados
1. Acesse o módulo Folha de Pagamento e cadastre a rotina conforme o artigo Como Cadastrar ou Revisar a Rotina Especial MANAD
Geração do Arquivo MANAD
1. Para gerar o arquivo, veja o artigo Como Gerar a Rotina Especial do MANAD.
Conferência do Arquivo Gerado pela Folha de Pagamento
1. Após a geração da rotina, é possível acessar o arquivo texto clicando no botão Visualizar Arquivo.
2. Será aberto o arquivo Manad para revisão dos blocos e informações gerados pela Folha de Pagamento, no formato requerido pela fiscalização.
Exemplo:
3. A geração deste arquivo pelo módulo Folha de Pagamento, normalmente, é utilizada pela fiscalização para consolidar as informações de trabalhadores declaradas em SEFIP/DIRF.
4. No arquivo gerado pela Folha de Pagamento, existem os seguintes blocos:
0 - Abertura, identificações e referências
K - Informações da Previdência Social
9 - Controle e encerramento do arquivo digital
5. Os demais blocos somente estarão dispostos com os registros de abertura (que indicará a inexistência de informação) e encerramento, de acordo com o manual normativo.
Informações dos registros que compõem o bloco K:
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REGISTRO TIPO |
CONTEÚDO E MENU DE ORIGEM DOS DADOS NO SIRH METADADOS |
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K001 - Abertura do Bloco K |
Dados da abertura. |
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K050 - Cadastro de trabalhadores |
Dados da Pessoa e Contrato.
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K100 - Lotação |
Lotação do Contrato, definida na opção da rotina especial.
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K150 - Rubricas |
Vencimentos, Descontos e Bases de Cálculo.
Considera os logs gerados na tabela de VDB. Situações de erros:
Solução: para todas as situações de erro acima, deve ser customizado um script (comando do banco de dados) com o fornecedor técnico no sistema. |
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K200 - Contabilização da folha de pagamento |
Quando não existir parametrização da Integração Contábil na Folha de Pagamento, indicar nas opções da rotina especial para não gerar este bloco. Observações quando é gerado o registro K200:
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K250 - Mestre de folha de pagamento |
Neste registro só é gravado o cadastro da Folha de Pagamento e as Bases de IRRF e de INSS, de acordo com a ficha financeira.
A Base de IRRF e de INSS devem ser iguais às informadas no registro K300. Ao analisar o relatório analítico de mensagens da validação do sistema SVA, diminua o valor informado no relatório com a Base de IRRF ou INSS para encontrar a diferença. Situações de erros:
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K300 - Itens de folha de pagamento |
Informações dos vencimentos e descontos da ficha financeira do contrato.
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Revisão da Integração Contábil
1. Para revisar as classificações contábeis, acesse o menu Arquivo/ Tabelas do Contrato/ Classificações Contábeis.
Exemplo:
2. A conta contábil pode ser revisada através da tela de classificações contábeis, clicando no botão Matriz de Lançamentos.
Exemplo:
3. A conta contábil também pode ser acessada na parametrização das regras contábeis, acesse o menu: Arquivo/ Regras de Contabilização, na guia Matriz de Lançamentos.
Observe o quadro Início de Validade, que mostra o histórico de períodos de validade da matriz de lançamentos. E os campos Debitar Conta e Creditar Conta que são respectivamente os códigos das contas analíticas débito/crédito.
Exemplo:
4. Os códigos das Classificações Contábeis e das Contas Contábeis, referente ao período da intimação, devem ser consistentes e possuir mesma identificação nos planos de centros de custos contábeis e plano de contas contábeis.
Informados pelo sistema contábil para a Receita Federal, no próprio arquivo Manad (campo Centro de Custo p/Manad – do Registro do Tipo - I050) ou gravados para o SPED Contábil.
5. Nos casos em que seja necessário adequar os códigos das Classificações Contábeis, somente para fins do arquivo Manad, utilize o campo auxiliar Centro de Custo p/Manad do cadastro desta tabela.
Acesse o menu Arquivo/ Tabelas do Contrato/ Classificações Contábeis.
Exemplo:
7. Nos casos em que for necessário adequar os códigos das contas contábeis, somente para fins do arquivo Manad, poderá ser utilizado uma tabela auxiliar.
Acesse o menu Arquivo/ Regras de Contabilização, na guia Inícios de Validade, clique no botão Contas “De” – “Para” para o MANAD.
Em seguida, informe os códigos de cada conta contábil.
Exemplo:
A tabela Contas “De” – “Para” para o Manad não possui interferência no layout ou informações das contas contábeis, na geração do arquivo de apropriação contábil da Folha de Pagamento.
Portanto, sempre que houver a necessidade de adequação das contas para o Manad, utilize a referida tabela auxiliar e nunca mude os códigos de contas na Matriz de Lançamentos.
9. Em virtude das divergências de informações entre o sistema contábil e o sistema de RH foi descontinuada a geração e suporte da rotina especial RHPR1902 - Anexa Tabelas da Contabilidade no Manad.
A finalidade da rotina mencionada acima era unificar o Bloco K - Informações da Previdência Social (gerado pelo SIRH Metadados), com os registros I050 e I100 do Bloco I - Lançamentos Contábeis (gerados pelo software contábil), para consistir a compatibilidade entre os códigos das contas e centros de custos contábeis entre o sistema contábil e o sistema de RH.
Identificou-se que as inconsistências ocorridas, em gerações anteriores, eram provenientes de alterações realizadas diretamente na contabilidade e não ajustadas na origem da informação. Portanto após a importação das informações fornecidas pelo sistema de RH.
Ainda de acordo com o Manual do Manad, a observação do registro I050 informa:
" O código da conta informado deve permitir a identificação da mesma de forma única. Assim sendo, no caso de empresa que trabalhe com classificação idêntica para diversas contas analíticas, deverá ser informado o código reduzido ou outro que identifique a conta de maneira única. A codificação utilizada deverá ser observada também nos demais registros do bloco I onde constar campo específico para código da conta, bem como no registro K200 (contabilização da folha de pagamento).”
Análise e Transmissão do Arquivo Digital
Acesse o programa SVA e proceda com a importação do arquivo, de acordo com as instruções do manual de operação do aplicativo.
Após a validação, o arquivo deverá ser entregue à Receita Federal, via transmissão pela internet ou gravada em CD, conforme acordado com o auditor fiscal.
Resumo das situações de erros mais comuns
- Ausência da conta contábil no registro I050 - Quando for gravado o registro K200 – Contabilização da folha de pagamento, é necessário gerar também o registro do SPED Contábil ou o registro I050, ambos gerados pelo sistema contábil.
- Ausência do centro de custo contábil no registro I100 - Quando for gravado o registro K200 – Contabilização da folha de pagamento, é necessário gerar também o registro do SPED Contábil ou o registro I100, ambos gerados pelo sistema contábil.
- Não foi localizado registro de remuneração (K250) do trabalhador em alguma competência - Quando tratam-se de RPA, esta informação é somente um aviso, visto que pode não haver RPA em todas as competências do ano.
- Base de Cálculo do IRRF está divergente da soma das rubricas classificadas como 1 e 2
VDB estava como tributável para o IRRF no LOG da tabela de VDB e não foi tributado na ficha financeira do contrato.
Analisar a ficha financeira do Contrato:
a. Se for tributável, retificar os valores calculados e todas as declarações.
b. Se não for tributável, ajustar o LOG da tabela de VDB.
- Base de Cálculo do IRRF está divergente da soma das rubricas classificadas como 1 e 2
Base de IRRF negativa no mês da rescisão, em virtude do desconto do adiantamento quinzenal. Foi zerada ao invés de ajustar os VDB do cálculo.
Lançar no VDB 207 - Desc. Adiantamentos Recebidos o valor do VDB 208 - Desc. Adiantamento Quinzenal.
- Remuneração em competência fora do período do contrato de trabalho
Analisar se a remuneração é oriunda de rescisão complementar de Dissídio ou Comissão (Art. 466 CLT):
a. Se positivo, considerar como aviso.
b. Se negativo, o fiscal poderá notificar a empresa. Visto que a rescisão complementar do tipo Normaldeve ser calculada na competência da rescisão principal.
- Quantidade de dependentes para Salário-família não foi informada, mas existe rubrica classificada como "salário-família"
Analisar se na competência a funcionária estava em Licença-maternidade e foi informado o filho como dependente de Salário-família (Cadastramento / Familiares).
O programa SVA valida se o filho já foi informado na primeira competência em que recebe o salário-maternidade.
- Data anterior ao período das informações
Ocorre quando a folha foi cadastrada com data-base posterior à data de pagamento.
Exemplo: Férias data-base 01/11/2011 e data de pagamento 27/10/2011.
- Erro de falta de espaço para gravar o log do Manad
Se ao gerar a rotina especial do Manad apresentar uma tela de erro com o título Folha de Pagamento, abra um chamado suporte técnico Metadados.
- Rubrica informativa (Outros) não pode ser classificada com Indicador de Base para a Previdência Social = 1, 2, 3, 4, 5 ou 7
Analisar se o VDB, do tipo Base de Cálculo, realmente é tributável para o INSS:
a. Se positivo, informar no Manad.
b. Se negativo, ajustar o LOG da tabela de VDB.
- Base de Cálculo da Previdência Social está divergente da soma das rubricas classificadas como 1 e 2
VDB estava como tributável para o INSS no LOG da tabela de VDB e não foi tributado na ficha financeira do contrato.
Analise a ficha financeira do Contrato:
a. Se for tributável, retificar os valores calculados e todas as declarações.
b. Se não for tributável, ajustar o LOG da tabela de VDB.
- Base de Cálculo da Previdência Social está divergente da soma das rubricas classificadas como 1, 2, 5 e 7
Base de INSS negativa, devido uma quantidade de faltas maior que o saldo de salário.
Nesta situação, utilize um VDB de falta não justificada sem tributação.
Retificar o cálculo da GPS da competência e declarações efetuadas.
- Base de Cálculo da Previdência Social está divergente da soma das rubricas classificadas como 1, 2, 5 e 7
Uso indevido de VDB para desconto de Indenização de Aviso tributável. Ajustar para VDB 206 - Aviso Prévio Retido sem tributação.
Retifique o cálculo da GPS da competência e declarações efetuadas.
- Base de Cálculo do IRRF está divergente da soma das rubricas classificadas como 1 e 2
Base de IRRF negativa no mês da rescisão, em virtude do desconto do adiantamento quinzenal. Foi zerada ao invés de ajustar os VDB do cálculo.
Lançar no VDB 207 - Desc. Adiantamentos Recebidos o valor do VDB 208 - Desc. Adiantamento Quinzenal.
- Base de Cálculo da Previdência Social incompatível com folha de 13º Salário
Para o 13º de salário sobre a maternidade não há uma classificação específica para o Manad, sendo informado no arquivo a opção 5 – base de cálculo do Salário-Maternidade, para identificar que este valor deve ser deduzido no cálculo da GPS.
- Bases negativas na competência
A base do INSS e do FGTS são por competência.
Estas não podem ficar negativas, independentemente de quantas folhas têm calculadas na mesma competência, sua totalização deve ser igual ou maior que zero.
Para o ajuste de bases negativas, estas não podem ser "zeradas" na Ficha Financeira. Deve ser tratado os vencimentos e descontos tributáveis.
Geralmente, o erro ocorre quando tem mais faltas do que saldo de salário na rescisão de contrato.
- Bases negativas na competência do pagamento
A base do IRRF é por data de pagamento.
Esta não pode ficar negativa, independente de quantas folhas têm calculadas na mesma competência de pagamento, sua totalização deve ser igual ou maior que zero.
Para o ajuste da base negativa, esta não pode ser "zerada" na Ficha Financeira. Devem ser tratados os vencimentos e descontos tributáveis.
Geralmente, o erro ocorre quando há mais faltas que saldo de salário na rescisão de contrato.
Ajuste em valores de Dissídio
Como padrão, não podem ser alterados os vencimentos, descontos ou bases de cálculo da Ficha Financeira ou da tabela de Valores de Dissídio calculados para este fim.
Contudo, se o usuário lançou manualmente o VDB 191 – Diferença de Dissídio ou VDB 192 – Diferença Dissídio 13º Sal., é necessário ajustar também a tabela de Valores de Dissídio.
Para isso, acesse o menu: Consultas/ Fichas Financeiras/ Valores de Dissídio.
Informe para cada competência a que se refere as diferenças pagas:
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VDB NA FICHA FINANCEIRA |
AJUSTES NA TABELA DE VALORES DE DISSÍDIO |
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191 - Diferença de Dissídio |
Lançamentos nos VDB:
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192 – Diferença Dissídio 13º Sal. |
Lançamentos nos VDB:
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Exemplo:
