Para configurar o sistema para utilizar a assinatura eletrônica ou ciência, deve ser realizado o passo a passo abaixo:
1. Permitir o acesso dos Meus Documentos na Administração do Portal RH
No Módulo Administração do Sistema do SIRH, acesse o Menu: Administração do Portal > Perfis de Usuário.
É possível definir por perfil de usuário aqueles que terão acesso ao Portal de Documentos para realizar as assinaturas eletrônicas e/ou ciência em documentos.
ou No Módulo Administração do Sistema do SIRH, acesse o Menu: Administração do Portal > Alteração Coletiva de Ações dos Perfis.
Caso seja utilizado a assinatura eletrônica integrado com a plataforma UNICO deve ser configurado a chave conforme passo 2, se utilizado a assinatura eletrônica integrado com a plataforma BRY seguir para o passo 3 e por fim, se utilizar a ciência deve seguir para o passo 4.
2. Configuração para integração com plataforma UNICO
No Módulo Administração do Sistema do SIRH, acesse o Menu: Administração do Portal > Configuração do Portal.
Para ativar a assinatura digital, após contratar o serviço com nosso comercial, deve-se marcar a opção Utiliza Assinatura Eletrônica.
2.1. Solicite à TI para disponibilizar junto ao diretório onde está instalado o Portal RH os arquivos de licença. Por padrão o Portal RH fica instalado no diretório ([Unidade]:\inetpub\wwwroot\PortalRH). Cada cliente terá suas chaves geradas pela Unico.
Exemplo dos arquivos das chaves:
* nomedocliente_a53a3917-6516-44f7-80b5-370d97cf7303.cert.pem
* nomedocliente_a53a3917-6516-44f7-80b5-370d97cf7303.key.pem
IMPORTANTE: Quando o cliente está no ambiente SAAS na Metadados deve-se solicitar à TI da Metadados disponibilizar os arquivos no diretório correspondente.
2.2. Após marcar esta opção, deve-se informar as três chaves que seguem:
- Plataforma para assinatura: Unico
- Token - Metadados: Token de integração com comercial da Metadados enviado pelo comercial.
- Unico - Conta: Será preenchido automaticamente ao realizar o upload dos arquivos de certificado e chave descritos abaixo.
- Unico - Tenant: Deve ser preenchido conforme o tenant do cliente junto à Unico.
- Unico - Chave: Será preenchido automaticamente ao realizar o upload dos arquivos de certificado e chave descritos abaixo.
- Arquivo Certificado: Deve ser informado o arquivo do certificado do cliente gerado junto à Unico. Dica: O arquivo termina com ".cert.pem".
- Arquivo Chave: Deve ser informado o arquivo da chave do cliente gerado junto à Unico. Dica: O arquivo termina com ".key.pem".
As chaves são informações obrigatórias para realizar a assinatura.
Atenção! Internamente no banco de dados existe a diretiva "PortalDocumentos.AmbienteHomologacao" que define se o cliente está no ambiente de produção ou homologação. Por padrão todo cliente estará em ambiente de produção.
3. Configuração para integração com plataforma BRY
No Módulo Administração do Sistema do SIRH, acesse o Menu: Administração do Portal > Configuração do Portal.
Para ativar a assinatura digital, após contratar o serviço com nosso comercial, deve-se marcar a opção Utiliza Assinatura Eletrônica.
Após marcar esta opção deve-se informar as três chaves que seguem:
- Plataforma para assinatura: Bry
- Token - Metadados: Token de integração com comercial da Metadados enviado pelo comercial.
- BRy - Cliente ID: Preenchido automaticamente ao clicar no botão Importar Licenças Bry.
- BRy - Cliente Client Secret: Preenchido automaticamente ao clicar no botão Importar Licenças Bry.
As chaves são informações obrigatórias para realizar a assinatura.
Atenção! Internamente no banco de dados existe a diretiva "PortalDocumentos.AmbienteHomologacao" que define se o cliente está no ambiente de produção ou homologação. Por padrão todo cliente estará em ambiente de produção.
Na vídeo a seguir você entenderá o processo:
4. Configure a Diretriz que permite a assinatura/ciente no Portal
Importante! Caso o cliente tenha os módulos de Frequência e Folha de Pagamento, a diretriz tem que ser ajustada nos dois Módulos.
No Módulo Folha de Pagamento do SIRH, acesse o Menu: Arquivo > Diretrizes > Diretrizes da Folha.
No Módulo Frequência do SIRH, acesse o Menu: Arquivo > Diretrizes > Diretrizes do Módulo.
4.1. Relação de Programas (Documentos) que permitem a a utilização da Assinatura Eletrônica/Ciência.
Folha de Pagamento:
- RHPR1713 - Ficha Registro
- RHPR1739 - Anotações da Ficha Registro
- RHPR1704 - Férias
- RHPR1705 - Rescisórios
- RHPR1878 - Relatórios Montados
- RHPR1870 - Relatórios Montados
- RHPR1879 - Relatórios Montados
- RHPR1710 - Rescisórios
- RHPR1818 - Recibos de Pagamento
Frequência:
- RHPR2003 - Espelho do Ponto Portaria 671
- RHPR2000 - Espelho do Ponto
Saúde e Segurança do Trabalho
- RHPR6005 - Perfil Profissiográfico Previdenciário
- RHPR5110 - Ficha de Controle de Entrega de EPI
- Documentos/Montador
5. Configure se o Documento deve ser assinado eletronicamente ou realizado Ciência
5.1. Configurar a diretriz Tipo no cadastro do Relatório:
No Módulo Folha de Pagamento do SIRH, acesse o Menu: Arquivo > Cadastrar Relatórios.
No Módulo Frequência do SIRH, acesse o Menu: Arquivo > Cadastrar Relatórios.
Os relatórios disponíveis para assinatura eletrônica/ciência possuem a opção Tipo de Assinatura.
As opções são: Assinatura eletrônica e Ciência. Por padrão todos os documentos estão configurados para assinatura eletrônica.
Observação: Quando o cliente não possui licenciamento para assinatura eletrônica o Portal RH assume automaticamente que todo o documento será realizado CIÊNCIA. Desta forma, a opção descrita não tem influência.
Em relatórios montados do Módulo de Folha de Pagamento, precisa ajustar os campos o Tipo de Assinatura e o Gera Assinatura Digital/Eletrônica.
5.2. Assinatura parte Empresa: Segunda assinatura é opcional no documento.
- Responsável das declarações estabelecimento:
No Módulo da Folha de Pagamento:
- Responsável estabelecimento
No Módulo da Folha de Pagamento:
- Responsável Classificação Gerencial:
- Sem Assinante: ninguém precisa assinar
5.3. Configurar se deve enviar notificação ao colaborador sobre a disponibilização do relatório:
No Módulo Folha de Pagamento do SIRH, acesse o Menu: Arquivo > Cadastrar Relatórios.
No Módulo Frequência do SIRH, acesse o Menu: Arquivo > Cadastrar Relatórios.
Os Relatórios disponíveis para assinatura eletrônica/ciência possuem as opções Não notificar, Somente através de notificação do Portal, Somente através de push e Através de push e notificação do Portal. Por padrão todos os relatórios estão configurados para não notificar.
Atenção! Indiferente da opção selecionada sempre será enviado e-mail para os envolvidos. Não é possível desabilitar o envio de e-mail somente para ciência e/ou assinatura.
6. Como gerar o Relatório para o Portal RH
No Módulo Folha de Pagamento do SIRH, acesse o Menu: Relatórios > Emitir Relatórios.
No Módulo Frequência do SIRH, acesse o Menu: Relatórios > Emitir Relatórios.
Selecione o relatório desejado, informe período (data) e seleção devida.
Clique na opção Gerar Assinatura Eletrônica.
No momento que o documento for enviado para o Portal RH será enviado e-mail para os envolvidos informando sobre o documento. Se estiver configurado para notificar também através de push notification (APP) e/ou notificação no Portal RH esta também ocorrerá.
Importante! Quando o colaborador dar o ciência no portal, o documento não traz informações que o documento foi dado o ciência ou por escrita ou com o nome do colaborador igual da assinatura eletrônica (parecido). O documento não é alterado na ciência. Somente fica registrada a data e hora da ciência. Caso o cliente queira carimbo de assinatura é necessário realizar a assinatura eletrônica.
Na videoaula abaixo está o passo a passo para a configuração dos relatórios para geração dos documentos que serão assinados ou ciência no Portal RH.
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