No Portal RH, acesse o Menu: Meus Dados > Meus Documentos.
Quando o usuário possuir permissão de acesso (perfil de acesso) será possível visualizar os documentos que está envolvido para assinatura eletrônica através do Menu: Meus Documentos.
Ao acessar o recurso serão apresentados os documentos onde há envolvimento do usuário, seja ele a primeira ou segunda pessoa a assinar.
Filtros
Tipo de assinatura: (Todos), Assinatura Eletrônica ou Ciência.
Tipo de documento: (Todos), tipos de documentos onde há envolvimento do usuário.
Status:
- Pendente da minha assinatura/ciência: Apresenta documentos que o usuário precisa assinar ou informar ciência.
- Assinado/Ciência por mim: Apresenta documentos que o usuário assinou ou informou ciência.
- Cancelado: Apresenta documentos onde há envolvimento do usuário, porém, foi cancelado pelo módulo que o enviou.
Observação: Documentos já assinados não podem ser excluídos (devido integração/cobrança da assinatura registrada com a plataforma de assinatura), desta forma, são cancelados pelo módulo de envio.
Dados apresentados referente ao documento
Visualizar o Arquivo: Opção para que o usuário possa visualizar o documento antes e após assinar. Será sempre disponibilizada a última versão/situação do arquivo.
Botão Grupo de pessoas: Apresenta todas as pessoas que devem informar ciência ou assinar o documento e a situação. Somente documentos com mais de duas pessoas para assinar apresentarão este botão.
Criação: Data e hora que o documento foi disponibilizado para assinatura.
Nome do Documento: Nome do arquivo enviado para assinatura.
Tipo do Documento: Identificador para auxiliar na busca dos documentos.
Check da 1ª Assinatura/Ciência: Quando estiver em cinza significa que o usuário ainda não realizou a assinatura. Quando estiver azul indica que a assinatura já foi realizada. Ao parar com o mouse sobre o ícone será apresentada a data e hora da assinatura.
1ª Assinatura/Ciência: Nome da pessoa que deve realizar assinatura no documento. OBS: Não é obrigatório respeitar a ordem de assinatura, ou seja, a segunda pessoa pode assinar antes da primeira.
Check da 2ª Assinatura/Ciência: Quando estiver em cinza significa que o usuário ainda não realizou a assinatura. Quando estiver azul indica que a assinatura já foi realizada. Ao parar com o mouse sobre o ícone será apresentada a data e hora da assinatura.
2ª Assinatura/Ciência: Nome da pessoa que deve realizar assinatura no documento. OBS: Não é obrigatório respeitar a ordem de assinatura, ou seja, a segunda pessoa pode assinar antes da primeira.
Assinar
Para realizar a assinatura o usuário deve clicar no botão Assinar ao lado documento. Se tudo estiver correto será apresentada mensagem de sucesso após a assinatura. Se houver algum problema de integração com a Metadados ou com a assinatura o usuário será informado com uma mensagem na tela.
Após realizada a assinatura o botão Assinar será oculto.
Observação: Quando a plataforma de assinatura for a UNICO é necessário atualizar o documento após assinatura. Para isso pode-se clicar no botão Atualizar Documentos. Se clicar no botão Assinar e o documento já estiver assinado, a sua situação também será atualizada.
Processo Para Assinatura:
1. Clicar em Assinar
2. Clique em vamos começar
3. Informe seu CPF
4. Ative a Localização
5. Abra o documento
6. Clique em Li e Concordo
7. Informar o e-mail
8. Confirme a informação
9. Voltar para o Portal RH e atualizar documentos:
Características da Plataforma UNICO
Após todos os signatários realizarem a assinatura será apresentada na última página o certificado de validação da assinatura.
Nesta plataforma não existe a imagem (desenho) da assinatura do colaborador em cada página, porém, é adicionado ao rodapé das páginas o código do documento e o selo da assinatura para ser consultado na plataforma UNICO garantindo a comprovação de autenticidade.
OBS.: Na Unico, o documento só mostra as assinaturas quando ele é finalizado, quando todas as pessoas assinam. Enquanto tiver alguma assinatura pendente, o documento é mostrado sem assinatura.
OBS.2: O Fornecedor Único tem um prazo de 10 dias para assinar o documento. Esse prazo começa a contar a partir do momento que qualquer um dos envolvidos clica em assinar, mesmo que o processo de assinatura não seja concluído.
Características da Plataforma BRY
Ao realizar a Assinatura Eletrônica, será adicionado ao Documento imagem contendo o "desenho" da assinatura do colaborador.
Quando o Documento é enviado ao Portal RH, o Módulo deve informar a página e o local para informar a assinatura.
Por padrão ela será apresentada em todas as páginas no canto inferior esquerdo e a segunda assinatura ficará ao lado da primeira.
Será adicionada como última página o certificado da BRy de validação da assinatura.
Exemplos
Assinatura não realizada
Assinatura realizada
Assista a videoaula:
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Saiba mais em:
Como configurar para utilizar Assinatura Eletrônica e Ciência em Documentos através do Portal RH.