É possível enviar documentos gerados fora do SIRH para assinatura eletrônica ou ciência no Portal RH, seguindo o passo a passo abaixo:
1. Acesse a Tela de Consulta de Documentos (no Módulo Administração do Sistema, acesse o menu: Administração do Portal > Consulta de Documentos).
2. Clique em Enviar Novo Documento.
3. Na guia Principal, preencha os seguintes campos:
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Documento PDF: selecione o documento em PDF a ser assinado ou visualizado para ciência. Utilize o botão de seleção para localizar o arquivo PDF desejado.
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Tipo de Documento: indique o tipo de documento. Caso o tipo desejado não exista, você pode criar um novo digitando sua descrição neste campo. O SIRH irá salvá-lo para uso futuro.
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Ação: escolha se o documento será enviado para assinatura eletrônica ou para ciência de documentos.
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Notificar Por: selecione como o colaborador será notificado da necessidade de assinatura. Opções: E-mail e Notificação no PortalRH, E-mail e Push, E-mail, Notificação no PortalRH e Push.
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Assinar até (opcional): Defina a data limite para assinatura.
Observação: para documentos assinados via certificadora Unico, a data limite é configurada no próprio ambiente Unico, com um prazo padrão de 10 dias, que pode ser estendido até 180 dias mediante contato com o suporte.
4. Na guia Signatários, selecione os colaboradores que assinarão o documento:
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Mais de um colaborador assinando o mesmo documento:
Envie um único documento para assinatura por todos os colaboradores selecionados. Deixe o campo Enviar documentos individualmente para os signatários desmarcado. Cada signatário será incluído no mesmo documento e deverá ser selecionado individualmente. Defina também o Principal Signatário, marcando o colaborador principal.
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Enviar documento individualmente para cada signatário:
Marque a opção Enviar documentos individualmente para os signatários para enviar uma cópia do documento para cada colaborador assinar separadamente. Nessa modalidade, é possível fazer uma seleção coletiva de contratos por unidade, setor, cargo, etc. Por padrão, a opção Desconsiderar contratos rescindidos é marcada. Desmarque essa opção caso seja necessário enviar o documento também aos colaboradores rescindidos.
Atenção! O documento só será enviado para colaboradores com e-mail cadastrado. Em caso de seleção coletiva, os colaboradores sem e-mail serão desconsiderados. Utilize o botão Validar contratos sem e-mail vinculado para listar os colaboradores sem e-mail.
📌️Dica: Para enviar um documento a um colaborador específico ou a poucos colaboradores, utilize a seleção por Contrato.
Após configurar a seleção de contratos, clique em Enviar para encaminhar o documento para assinatura eletrônica ou ciência no Portal RH.
Leia também:
Como consultar Documentos enviados para Assinatura Eletrônica e Ciência através do Portal RH no SIRH.