1. Qual é a nova assinatura eletrônica?
Mudamos para a assinatura própria da Metadados, METASIGN.
2. Alterando o número de funcionários para mais, não pagamos mais assinaturas?
A contratação de assinaturas é por faixa de licenciamento. Caso tenha dúvidas, acione o CS de sua conta para maiores esclarecimentos.
3. A assinatura eletrônica tem validade legal?
Sim. As assinaturas eletrônicas, de forma geral, são seguras e substituem plenamente assinaturas de documentos que não precisam de reconhecimento em cartório. Possuem amplo amparo legal na legislação brasileira, conforme a lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020.
4. Devo realizar algum procedimento para solicitar a mudança?
Sim, saiba mais em: Como Parametrizar a Assinatura Eletrônica do Portal RH para a Plataforma Assinatura Metadados.
5. Com esta mudança, posso enviar para assinatura documentos que não são gerados no Metadados?
Sim, não haverá mudança nessa funcionalidade. Saiba mais em: Como Enviar Documentos Externos para Assinatura Eletrônica ou Ciência pelo Portal RH no Sistema Metadados.
6. Os documentos continuarão sendo assinados pelo Portal? O processo de envio continua o mesmo?
Sim, processo continua o mesmo. A mudança ocorre apenas para o fornecedor certificador.
7. A consulta dos documentos assinados continuará sendo feita pelo módulo Administração do Sistema?
Sim, permanece o mesmo processo. Saiba mais em: Como consultar Documentos enviados para Assinatura Eletrônica através do Portal RH no SIRH.
8. Onde fica arquivado o documento em si?
Mantém-se arquivado no banco de dados onde o SIRH está alocado.
9. Por quanto tempo terei acesso ao documento assinado?
30 anos.
10. A nova autenticação da assinatura eletrônica será mais "trabalhosa" para os colaboradores?
Para tornar o processo de assinatura de documentos mais simples e ágil, a assinatura eletrônica é realizada de forma prática, segura e totalmente integrada ao Portal, garantindo mais rapidez no fluxo de documentos e maior comodidade para todos os usuários.
Essa mudança reforça o compromisso da Metadados em oferecer soluções modernas, que facilitam o dia a dia e trazem mais eficiência aos processos.
11. Quais são as vantagens da assinatura eletrônica?
As principais vantagens da assinatura eletrônica incluem:
Segurança: Autenticação multifatorial e criptografia garantem a integridade e a confidencialidade dos documentos.
Eficiência: Redução de tempo e custos associados ao processo de assinatura tradicional em papel.
Comodidade: Possibilidade de assinar documentos remotamente, de qualquer lugar e a qualquer momento.
Rastreamento: Facilidade para rastrear e auditar o processo de assinatura, com registros detalhados de data, hora e localização.
12. Visualização do Selo de Autenticação no PDF do relatório?
O selo de autenticação e a assinatura só serão exibidos no PDF após todos os envolvidos terem assinado o documento.
Em cada página será adicionado um rodapé informando que a assinatura foi feita pela plataforma Assinatura Metadados. Esse rodapé contém:
ID do documento assinado;
URL do validador de documentos assinados pela Assinatura Metadados;
QRCode que direciona para o validador de documentos Metadados.
Ao final do documento, será gerado um selo de assinatura, contendo:
ID do documento;
Remetente do documento;
Informações dos assinantes (nome, e-mail e data/hora da assinatura);
QRCode direcionando ao validador de documentos assinados pela plataforma Assinatura Metadados.
13. Onde ficam salvos os documentos assinados?
Todos os documentos assinados são fisicamente armazenados no banco de dados, criptografados e protegidos com segurança jurídica.
Para consultar o arquivo, acesse o Módulo de Administração do Sistema e siga o caminho: Administração do Portal > Consulta de Documentos. Selecione o documento e clique no botão "Visualizar Documento".
O sistema abrirá o PDF e o salvará na pasta do RHTRAB.
A plataforma METASIGN enviará um e-mail para o endereço informado no momento da assinatura, apenas de forma de NOTIFICAÇÃO que o documento foi assinado ou está pendente de assinatura.
14. Como alterar o nome da empresa que aparece no documento assinado?
O selo de assinatura é gerado conforme o CNPJ do estabelecimento vinculado ao colaborador que é o assinante principal.
15. O documento tem duas assinaturas, uma do colaborador e outra do gestor. Precisamos cancelar apenas uma assinatura do documento que já foi enviado?
Como o documento já foi enviado, o colaborador já assinou, e ele já está registrado na plataforma de assinaturas eletrônicas, não é possível cancelar apenas uma assinatura. Nesse caso, será necessário cancelar o documento completo e reenviá-lo com a data atual.
16. O documento tem duas assinaturas, uma do colaborador e outra do gestor. Precisamos trocar a assinatura do gestor, porém o documento já foi enviado. Isso é possível?
Como o documento já foi enviado, o colaborador já assinou, e ele está registrado na plataforma de assinaturas eletrônicas, não é possível alterar apenas uma das assinaturas. É necessário cancelar o documento completo e reenviá-lo com a data atual.
17. Podemos cancelar o documento e reenviá-lo com a data retroativa à data em que ele foi gerado anteriormente?
Não, pois ao reenviar o documento, a data registrada será sempre a data atual do envio. Não há como alterar para uma data retroativa.
18. O documento tem duas ou mais páginas. É possível cancelar apenas uma página do documento?
Não, pois o documento foi registrado com todas as páginas enviadas. Para realizar alterações, será necessário cancelar o documento completo e reenviá-lo corretamente com a data atual.
19. É possível realizar assinatura de documentos em LOTE?
Sim.
No campo Plataforma para Assinatura, selecione Assinatura Metadados.
Marque o campo Permitir assinatura em lote, caso deseje permitir assinatura em lote. O Portal RH permitirá que o usuário assine múltiplos documentos de uma só vez.
Saiba mais em: Como Realizar a Assinaturas de Documentos em Lote no Portal RH.
Esperamos que estas respostas esclareçam suas dúvidas sobre a assinatura eletrônica. Caso tenha outras perguntas, não hesite em nos contatar.
Saiba mais em:
Nova Plataforma de Assinatura Eletrônica no Portal RH - Assinatura Metadados
Como Parametrizar a Assinatura Eletrônica do Portal RH para a Plataforma Assinatura Metadados
Como realizar a recuperação de documentos da plataforma Assinatura Metadados
Como validar a autenticidade de um documento assinado pela plataforma Assinatura Metadados