Antes de ler este artigo Entenda o que é a SEFIP
A partir da versão 8.4 do SEFIP, o empregador/contribuinte deve elaborar apenas uma única GFIP/SEFIP para cada chave.
Chave de uma GFIP/SEFIP são os dados básicos que a identificam e é utilizada na definição de duplicidade de transmissão ou solicitação de retificação e exclusão. Como Cadastrar um Parâmetro da GPS/SEFIP
A chave é composta, em regra, pelos seguintes dados:
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Chave para os códigos de recolhimento 115,150,155 |
Chave para os códigos de recolhimento 130,135,608 |
Chave para os código de recolhimento 650 |
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Considerações importantes para a composição da Chave:
- Caso seja transmitida mais de uma GFIP/SEFIP para a mesma chave, logo, com o mesmo CNPJ/CEI do empregador/contribuinte, mesma competência, mesmo FPAS e mesmo código de recolhimento; a Previdência Social considerará a GFIP/SEFIP entregue posteriormente como GFIP/SEFIP retificadora, substituindo as informações anteriormente prestadas na GFIP/SEFIP com a mesma chave (considerando diferentes os números de controle).
- Para os códigos 130, 135 e 608, o CNPJ/CEI do tomador de serviço também integra a chave, além do CNPJ/CEI do empregador/contribuinte, da competência, do FPAS e do código de recolhimento. Assim, para tais códigos de recolhimento, a Previdência Social somente considera como GFIP/SEFIP retificadora aquela que tenha o mesmo CNPJ/CEI do tomador de serviço (além dos demais dados da chave) de uma GFIP/SEFIP anteriormente entregue (considerando diferentes os números de controle).
- Para o código 650, o número do processo, a vara e o período também compõem a chave, além do CNPJ/CEI do empregador/contribuinte, da competência, do FPAS e do código de recolhimento. Desta forma, para este código de recolhimento, a Previdência Social somente considera como GFIP/SEFIP retificadora aquela que tenha o mesmo número do processo, a mesma vara e o mesmo período (além dos demais dados da chave) de uma GFIP/SEFIP anteriormente entregue (considerando diferentes os números de controle).
- Quando houver entrega de mais de uma GFIP/SEFIP com chaves diferentes, todas as GFIP/SEFIP serão consideradas válidas, não havendo substituição. Caso tenham o mesmo número de controle, aquela entregue posteriormente será considerada como duplicidade.
Compreenda os conceitos de NRA e Número de Controle:
NRA (Número referencial do arquivo) - A partir da versão 8.0, o SEFIP gera um número referencial de arquivo, apresentado no Protocolo de Envio do Conectividade Social, que corresponde ao conteúdo do campo Nº Arquivo dos relatórios gerados no fechamento do movimento; com a finalidade de garantir que tais relatórios refiram-se ao protocolo de envio.
Número de Controle - Gerado desde a versão 7.0 do SEFIP, é impresso nas páginas totalizadoras da/o: RE, REC, RET, Comprovante de Declaração à Previdência e Comprovante/Protocolo de Solicitação de Exclusão. Além disso, é único para cada conjunto de informações, conferindo uma identidade a cada GFIP/SEFIP.
É por intermédio do número de controle que a GFIP/SEFIP é identificada no cadastro da Previdência, sendo utilizado para definição de duplicidade de transmissão e de GFIP/SEFIP retificadora.
Observações sobre a GFIP Única:
- É possível haver mais de uma GFIP/SEFIP na mesma competência para o empregador/contribuinte, desde que sejam diferentes os códigos de recolhimento ou FPAS ou CNPJ/CEI do tomador de serviço (para os códigos 130, 135 e 608) ou número do processo/vara/período (para o código 650). Em suma, desde que sejam chaves diferentes.
- Para os códigos 150, 155 e 211, o conjunto de informações de todos os tomadores de serviços/obras de construção civil de um mesmo código é considerado uma GFIP/SEFIP, uma vez que o CNPJ/CEI do tomador/obra não é um dado componente da chave. Por esta razão, as GFIP/SEFIP de um mesmo código de recolhimento devem ser geradas obrigatoriamente num mesmo movimento, compondo um mesmo arquivo para o SEFIP.
- Os empregadores/contribuintes que utilizam os códigos 150 ou 155 devem informar todos os tomadores/obras e a administração num mesmo arquivo SEFIP.SFP, compondo uma GFIP/SEFIP, com informações distintas por tomador/obra. Para a Previdência, caso sejam transmitidas GFIP/SEFIP geradas em movimentos diferentes, cada arquivo transmitido substituirá o anterior, para a mesma chave. As empresas construtoras que utilizam os códigos 150 e 155, na mesma competência, devem informar o pessoal administrativo no código 150.
- Para um mesmo FPAS, é incompatível a informação dos códigos de recolhimento 115 e 150, na mesma competência, bem como a informação dos códigos 115 e 155, também na mesma competência. Caso sejam transmitidas GFIP/SEFIP com códigos 115 e 150 ou 115, na mesma competência e no mesmo FPAS, será considerada como válida para a Previdência apenas a última GFIP/SEFIP transmitida.
- Para os códigos 130, 135 e 608, o conjunto de informações para cada tomador de serviço é considerado uma GFIP/SEFIP. Por esta razão o CNPJ/CEI do tomador é um dado componente da chave. Na hipótese de retificação, cada GFIP/SEFIP deve ser retificada separadamente. Ainda assim, para os códigos 130 e 135, as GFIP/SEFIP podem ser geradas num mesmo movimento, compondo um mesmo arquivo SEFIP (para um mesmo código de recolhimento). Para o código 608, é possível informar apenas um tomador em cada movimento.
- Para a cooperativa de trabalho, os cooperados devem ser informados em GFIP/SEFIP com código 211, e os trabalhadores da administração da cooperativa em GFIP com código 115 (ou em código próprio, dependendo da situação, como o 155, por exemplo).
- Para as competências em que há apenas GFIP/SEFIP gerada até a versão 7.0 do SEFIP ou GFIP entregue em meio papel, a nova GFIP/SEFIP, gerada a partir da versão 8.0 do SEFIP, substituirá todas as GFIP/SEFIP constantes no cadastro da Previdência para o CNPJ/CEI e competência, observadas as exceções para os casos de trabalhador avulso não portuário e para os códigos 155/908, 650/904 e 608/910.
ENTENDENDO GFIP DISTINTAS
Devem ser geradas GFIP/SEFIP distintas por:
- Competência, inclusive a competência 13.
- Código de recolhimento.
- Estabelecimento - identificado por CNPJ/CEI.
- FPAS do estabelecimento.
- Tomador de Serviço nos códigos, 130, 135 e 608.
- Número de processo / vara / período da reclamatória trabalhista / dissídio coletivo, nos códigos 650 e 660.
Para o FGTS, as informações prestadas nas GFIP/SEFIP são apropriadas conforme as modalidades.
- Todos os valores monetários devem ser informados em moeda vigente na competência da ocorrência do fato gerador; entretanto, o SEFIP apura o campo Total a Recolher FGTS em moeda da data da quitação da guia.
- Todos os trabalhadores de um mesmo estabelecimento devem constar na mesma GFIP/SEFIP, por competência; logo, não devem ser entregues GFIP/SEFIP distintas por categoria de trabalhador.
- Quando as atividades do estabelecimento requeiram a utilização de mais de um FPAS, deverá ser transmitida uma GFIP/SEFIP para cada FPAS.
- A partir do ano de 2005, torna-se obrigatória a transmissão de GFIP/SEFIP para a competência 13, sendo facultativa esta entrega para a competência 13 dos anos de 1999 à 2004.
- Não devem ser entregues GFIP/SEFIP com os FPAS 620, 744 e 779, uma vez que estes se referem a recolhimentos específico que não exigem a entrega de GFIP/SEFIP distintas. As informações relativas a estes recolhimentos devem ser prestadas na GFIP/SEFIP da atividade principal.
Confira a explicação de cada tipo de GFIP para a Previdência Social:
GFIP/SEFIP Inicial
É a primeira GFIP/SEFIP com valores, entregue para determinada chave.
GFIP/SEFIP Retificadora
O processo de retificação é realizado pelo SEFIP, com a entrega de uma outra GFIP/SEFIP, conceituada de GFIP/SEFIP Retificadora.
Para a Previdência Social, considera-se retificadora a GFIP/SEFIP que contém a mesma chave de uma GFIP/SEFIP entregue anteriormente e com número de controle diferente, impresso nas páginas totalizadoras da(o): RE, REC, RET, Comprovante de Declaração à Previdência, Retificação/Protocolo de Dados do FGTS e Comprovante/Protocolo de Solicitação de Exclusão.
Observe que também na hipótese da transmissão de GFIP/SEFIP que contenha, exclusivamente, registro de alteração cadastral e considere a chave utilizada na abertura do movimento, esta GFIP/SEFIP é tratada como retificadora pela Previdência Social.
Substituindo, deste modo, a GFIP/SEFIP transmitida anteriormente ou será considerada uma duplicidade, dependendo do número de controle. Assim, para a geração do registro de alteração cadastral do SEFIP, que tem por objetivo tratamento no cadastro FGTS, deve ser utilizado o código de recolhimento 660 que é exclusivo do FGTS.
A GFIP retificadora deverá conter:
- Dados corretos da GFIP anterior.
- Dados incorretos da GFIP anterior, devidamente retificados.
- Dados acrescentados, os quais não constaram na GFIP anterior.
O processamento de cada nova GFIP é diferente na Previdência e na Caixa:
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Para a Previdência |
Para o FGTS |
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Exemplo:
Erro em campo que não compõe a chave
Empregador/contribuinte entregou uma GFIP/SEFIP para:
- Estabelecimento 0001
- Competência 07/2005
- FPAS 515
- Código de Recolhimento 115
No entanto, deixou de informar o campo Compensação.
Para corrigir o erro, o empregador/contribuinte deverá entregar outra GFIP/SEFIP com os mesmos dados; todavia, com o campo Compensação correto.
Esta GFIP/SEFIP substituirá a anterior, pois a chave das duas GFIP/SEFIP é idêntica. E como houve alteração de informações, o número de controle de cada uma delas será diferente.
Erro em campo que compõe a chave
Ainda para a situação descrita anteriormente, se fosse no FPAS (o correto seria 507), que é um dado componente da chave da GFIP/SEFIP, o empregador/contribuinte entregaria 2 novas GFIP/SEFIP para:
- Estabelecimento 0001
- Competência 07/2005
- Código de Recolhimento 115
Sendo que para a 1 ª de Pedido de Exclusão seria FPAS 515 e para a 2ª de retificação, FPAS 507.
Se o empregador/contribuinte simplesmente entregasse uma outra GFIP/SEFIP com os dados componentes da chave corrigidos, a 2ª não substituiria a 1ª, pois as chaves são diferentes (houve mudança no FPAS).
Existem estabelecimentos que possuem mais de um FPAS e, portanto, devem fazer GFIP/SEFIP distintas para cada um, caso em que serão consideradas válidas as GFIP/SEFIP de cada FPAS.
Omissão de trabalhadores
Caso o empregador/contribuinte tenha informado a GFIP/SEFIP com omissão de alguns trabalhadores, considerando uma mesma chave, na GFIP/SEFIP retificadora devem ser informados todos os trabalhadores; inclusive aqueles que já foram informados na GFIP/SEFIP anterior.
Empregador/contribuinte entregou uma GFIP/SEFIP para:
- Estabelecimento 0001
- Competência 07/2005
- FPAS 515
- Código de Recolhimento 115
- Com 10 trabalhadores
No entanto, o correto eram 15 trabalhadores, sendo omitidos, portanto, 5 trabalhadores. Para corrigir o erro, o empregador/contribuinte deverá entregar uma outra GFIP/SEFIP com os mesmos dados.
Sendo que os funcionários informados serão do seguinte modo:
- 10 primeiros funcionários: informados com a modalidade 9.
- 5 funcionários omitidos: informados com a modalidade branco.
Esta 2ª GFIP/SEFIP substituirá a 1ª no Sistema da Previdência, pois a chave dela é idêntica à da GFIP/SEFIP anterior. E como houve alteração de informações, o número de controle de cada uma delas será diferente.
Assim, a chave de uma GFIP/SEFIP é um conceito primordial para o processo de retificação na Previdência, com GFIP/SEFIP retificadora.
Confira os campos de retificação da GFIP/SEFIP:
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Campos para a Previdência Social:
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Campos de dados cadastrais com única solicitação de retificação:
Campos de dados cadastrais com solicitação de retificação para cada competência em que houve erro:
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- Se o PIS/PASEP utilizado nas GFIP/SEFIP já transmitidas é o mesmo para o qual as informações foram convertidas, não há ação a tomar.
- Se o PIS/PASEP utilizado nas GFIP/SEFIP já transmitidas for diferente daquele para o qual as informações foram convertidas, o empregador/contribuinte deve solicitar a retificação do PIS/PASEP junto ao FGTS; observadas as orientações da Circular Caixa que estabelece procedimentos pertinentes à retificação de informações ao FGTS, transferência de contas FGTS e à devolução de valores recolhidos ao FGTS. Ficando, deste modo, dispensada a transmissão de uma GFIP/SEFIP para cada competência para a Previdência Social.
GFIP Sem Movimento
Inexistindo recolhimento ao FGTS e informações à Previdência Social, o empregador/contribuinte deverá transmitir uma GFIP/SEFIP no código 115 com indicativo de Ausência de Fato Gerador (Sem Movimento).
O arquivo deve ser transmitido para a 1ª competência da ausência de informações, dispensando-se a transmissão para as competências subsequentes até a ocorrência de fatos determinantes do recolhimento ao FGTS e/ou fato gerador de contribuição previdenciária.
Exemplo:
Confira as empresas que devem apresentar a GFIP/SEFIP Sem Movimento:
- As empresas que, mesmo em atividade, não tiverem fatos geradores a declarar à Previdência Social ou FGTS a recolher, nem sofreram retenção sobre nota/fiscal fatura (Lei 9.711/98).
- Todas as empresas cujos números de inscrição (CNPJ e CEI) não estejam devidamente encerrados junto à Previdência Social, como: firma individual, obras de construção civil, produtor rural ou contribuinte individual com segurados que lhe tenham prestado serviço e estejam com suas atividades paralisadas.
- As empresas que, em 01/1999, estavam com suas atividades paralisadas ou sem fatos geradores relativos ao FGTS e à Previdência Social.
- Quando o início da atividade não ocorrer simultaneamente com a abertura da empresa ou com a matrícula da pessoa física equiparada a empresa junto à Previdência Social, deverá ser entregue uma GFIP/SEFIP com ausência de Fato Gerador (Sem Movimento) para a competência da abertura ou da matrícula.
- Quando a 1ª competência da ausência de fato gerador for a 13, é necessária a transmissão de uma GFIP/SEFIP sem movimento para a competência janeiro do ano seguinte, tendo em vista que a competência 13 se destina exclusivamente à Previdência Social.
- Quando precisar dar baixa em uma obra, a empresa será a matrícula CEI; portanto, os dados a serem informados devem ser os que constam na própria matrícula e o Código de Recolhimento será o 115.
- A GFIP sem movimento será desconsiderada quando na mesma competência houver: recolhimento de contribuições previdenciárias ou outra GFIP com informações.
O aplicativo Folha de Pagamento não gera GFIP Sem Movimento.
Exemplo:
No período de 08/2005 a 01/2006, a empresa teve fato gerador apenas na competência 11/2005 (pagamento a contribuinte individual - autônomo).
Deve-se proceder da seguinte maneira:
- Competência 08/2005 - transmitir arquivo NRA.SFP com indicativo de ausência de fato gerador, por ser a 1ª competência sem fato gerador.
- Competência 11/2005 - transmitir arquivo NRA.SFP com fato gerador, informando o pagamento ao contribuinte individual.
- Competência 12/2005 - transmitir arquivo NRA.SFP para a competência 12/2005, com ausência de fato gerador, o qual terá validade até a próxima GFIP com fato gerador.
GFIP/SEFIP Pedido de Exclusão
A partir da versão 8.0, a exclusão de uma GFIP/SEFIP indevida passa a ser realizada na tela de abertura de Movimento no próprio SEFIP, selecionando a opção Pedido de Exclusão de Informações Anteriores e informando os dados da GFIP/SEFIP a excluir:
- Competência
- Código de Recolhimento
- CNPJ do Estabelecimento
- FPAS da GFIP/SEFIP Anterior
Exemplo:
Neste caso, o SEFIP emite para a Previdência Social o Comprovante/Protocolo de Solicitação de Exclusão, que deve ser guardado pelo prazo legalmente previsto.
Para o FGTS, as informações prestadas incorretamente ou indevidamente, devem ser corrigidas conforme as orientações contidas na Circular CAIXA que trata da matéria.
O Pedido de Exclusão é necessário quando:
- O empregador contribuinte entregou uma GFIP/SEFIP sem fatos geradores nem outros dados a informar; logo, a GFIP/SEFIP deveria indicar Ausência de fato gerador (Sem Movimento). Primeiramente, é necessário fazer um Pedido de Exclusão e depois transmitir a GFIP/SEFIP com ausência de fato gerador (sem movimento). Neste caso, se na GFIP/SEFIP apresentada anteriormente houve recolhimento ao FGTS, é ainda possível solicitar a devolução do valor recolhido a mais; observadas as orientações da Circular Caixa que estabelece procedimentos pertinentes ao FGTS.
- A GFIP/SEFIP foi entregue com informação errada em um dos dados da chave; logo, com erro no(a): código de recolhimento, FPAS, competência ou CNPJ/CEI do empregador/contribuinte. Ou erro nos seguintes campos com os seguintes códigos de recolhimento da GFIP/SEFIP:
-- CNPJ/CEI do tomador de serviço: 130, 135 ou 608.
-- Processos / Vara / Período: 650.
- O contribuinte que desejar retificar uma GFIP 650/660, cujos campos Processo e Vara foram informados em branco, já que são de preenchimento obrigatório.
Caso na GFIP/SEFIP anteriormente apresentada tenha havido a opção pela centralização de recolhimento ao FGTS, o pedido de exclusão pode ser apenas para um Estabelecimento; não sendo necessário transmitir o arquivo contendo todos os estabelecimentos centralizados, se o erro não ocorreu em todos.
Neste caso, no movimento do Pedido de Exclusão deve-se preencher o campo Centralização de Recolhimento e Prestação de Informações para o FGTS com a opção "0 - não centraliza".