Para poder utilizar a plataforma de assinatura de documentos Assinatura Metadados no Portal RH com autenticação LDAP ou Windows, será necessário que os colaboradores tenham uma conta ativa na Autenticação Metadados e que esta conta esteja vinculada ao Portal RH.
O primeiro passo é ativar a plataforma Assinatura Metadados nas configurações do Portal RH, conforme artigo abaixo:
Como Parametrizar a Assinatura Eletrônica do Portal RH para a Plataforma Assinatura Metadados
Após, os novos documentos ou os documentos antigos que ainda não tiveram assinatura iniciada irão ser assinados considerando a plataforma de assinatura de documentos Assinatura Metadados. Documentos que já tinham assinatura iniciada na plataforma antiga, seguem sendo assinados na plataforma antiga.
Em clientes onde o login no Portal RH é feito via Windows ou LDAP, no momento da assinatura do primeiro documento considerando a Assinatura Metadados, será solicitado para realizar uma confirmação de e-mail considerando o e-mail que estava vinculado ao colaborador no momento que que este documento foi enviado para a assinatura, conforme print abaixo:
O colaborador precisará confirmar o e-mail descrito na tela. Ele tem a opção de trocar o e-mail, caso necessário (botão Trocar E-mail).
Após a confirmação do e-mail, o Portal RH irá avaliar se irá requisitar a criação de uma nova conta na Autenticação Metadados com o e-mail confirmado ou se irá vincular a conta já existente.
Se já existir uma conta na Autenticação Metadados com o e-mail confirmado, o Portal RH irá apenas realizar a vinculação desta conta ao Portal RH. Neste cenário, a mensagem abaixo será exibida:
Este e-mail já possui uma conta ativa. Realizada a vinculação desta conta ao Portal RH. Agora você pode seguir com a sua assinatura
Se ainda não existir conta na Autenticação Metadados com o e-mail que foi confirmado, o Portal RH irá requisitar a criação da conta e será necessário que o colaborador acesse o respectivo e-mail para confirmar a ativação da conta. Neste cenário, a mensagem abaixo será exibida:
E-mail cadastrado com sucesso, você receberá um E-mail para seguir com a ativação da sua conta. Realize a ativação da conta através do E-mail para seguir com a sua assinatura!
O colaborador irá receber um e-mail semelhante ao print abaixo para realizar a ativação da conta:
Após realizar a confirmação pelo e-mail, o colaborador conseguirá assinar os documentos normalmente.
=> O processo descrito acima é feito somente na assinatura do primeiro documento considerando a plataforma Assinatura Metadados. Os demais documentos serão assinados sem a necessidade de realizar a confirmação de e-mail.
Considerações:
O e-mail que aparece na tela para confirmar durante a primeira assinatura considerando a plataforma Assinatura Metadados é o e-mail que estava vinculado ao colaborador no momento em que o documento foi enviado para assinatura. Se após o e-mail do colaborador foi alterado, quando o colaborador for realizar a assinatura do documento, o e-mail que irá aparecer na sugestão da confirmação é o e-mail antigo, pois era esse o e-mail vinculado a ele no momento em que aquele documento foi enviado para assinatura.
O selo de assinatura no documento irá considerar o e-mail que o colaborador confirmou durante a assinatura do primeiro documento com a Assinatura Metadados;
Não é permitido utilizar o mesmo e-mail para mais de um colaborador. O Portal RH não irá permitir realizar a assinatura de documentos se o e-mail do colaborador também estiver sendo utilizado por outro colaborador. Será necessário ajustar o e-mail para prosseguir com o processo.
Caso o colaborador tenha necessidade de trocar o e-mail após a confirmação dele no Portal RH, será necessário solicitar ao RH para desvincular o e-mail da assinatura de documentos do Portal RH. Para isso, deve-se acessar a tela Pessoas (SIRH > módulo Folha de Pagamento > menu Cadastramento > Pessoas) e clicar no botão Limpar, correspondente ao campo Autenticação Metadados: