Para executar o Fechamento no Arquivo SEFIP, no Módulo Folha de Pagamento, acesse na guia Movimento clique no botão Executar.
Exemplos:
Na geração do arquivo de saída (SEFIPCR), será apresentada uma tela solicitando indicação de caminho para a gravação e informando onde estará gravada a cópia do arquivo.
A informação feita através do SEFIP, referente aos valores de FGTS e INSS, confirmam uma dívida da empresa com a Caixa e com o INSS, por isso é fundamental que os valores declarados e pagos fechem com os valores gerados na Folha de Pagamento.
Conforme segue:
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Valores de Remuneração |
Fechamento |
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Dicas de Fechamento do SEFIP
Confira algumas dicas de Fechamento do SEFIP:
FGTS está correto, mas o INSS está a menos
Verifique se houve cálculos de rescisões complementares e valores de aviso-prévio no mês (estes não entram no SEFIP) e a diferença entre o RAT e a FAP.
No 1º caso, informe as rescisões complementares em SEFIP com Código de Recolhimento 660/650 (vide Unidade VIII – GFIP Específicas).
Caso haja rescisões complementares com as causas sem justa causa e pedido de demissão, deve-se realizar 2 gerações de SEFIP com modalidades "branco" e "1". Gere a 1ª modalidade, importe no SEFIP sem Executar e após importe a 2ª modalidade e execute o arquivo.
Quando somente o valor do segurado está errado
Consulte as tabelas do INSS para verificar se estão atualizadas (na Folha de Pagamento e no SEFIP).
E verifique se não houve casos em que foi zerado ou informado o desconto do INSS na Folha. Neste caso, acesse o Cadastro (funcionário/autônomo/diretor) com data 01 do mês, informe no campo Exposição Agentes Nocivos"múltiplos vínculos (05 ou 08)" e gere novamente o SEFIP.
Quando somente o valor de Terceiros está diferente do calculado pela folha
O SEFIP não lê percentuais e calcula a partir dos códigos de FPAS somando os terceiros informados na tela de Parâmetros GPS/SEFIP.
Neste caso, consulte qual é o código correto, informe nos parâmetros, no Módulo Folha de Pagamento, acesse o Menu: Arquivo > Tabelas Diversas > Tabelas para Cálculo da GPS/SEFIP > Parâmetros da GPS/SEFIP e gere novamente o arquivo SEFIP.
Quando o arquivo do SEFIP não levou os valores a compensar
Verifique se na montagem do relatório do SEFIP o item Tem Valores a Compensar? está com a opção Sim selecionada. Gere novamente a GPS, verifique se o valor a compensar aparece na tela e depois gere o SEFIP.
Quando o SEFIP não levou informação dos valores das Notas Fiscais
Consulte as notas do mês e os códigos de Classificação GPS/SEFIP nas notas fiscais.
No Módulo Folha de Pagamento, acesse o Menu: Arquivo > Tabelas Diversas > Tabelas para Cálculo GPS/SEFIP > Notas Fiscais..
Gere a GPS e observe, na tela ou no demonstrativo da GPS, se os valores das notas constam corretamente para cada tomador. Após, gere novamente o SEFIP.
Quando a remuneração do FGTS não fecha com os valores de Base FGTS da Folha
Se a folha foi gerada com a abrangência todas as folhas, deve-se lembrar que o relatório soma as bases de rescisão que já foram recolhidas em GRRF (Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS), portanto, deve ser desconsiderada.
Quando não fechar o valor de FGTS a recolher
Para fechar os valores de recolhimento, devem ser somados os seguintes códigos:
- FGTS sobre a Folha.
- FGTS sobre Férias.
- FGTS sobre 13º Salário.
Tenha atenção para rescisões com data-base do dia 01 a 07 do mês, pois o sistema sugere que seja recolhido o FGTS do mês anterior. Se já foi recolhido em um arquivo para o SEFIP, o correto é informar a data do último recolhimento.
O código do FGTS sobre Rescisões não deve ser considerado, pois é referente às rescisões pagas durante o mês em GRRF.
Afastamentos Temporários
Nos casos de afastamento temporário, entende-se o dia imediatamente anterior ao do efetivo afastamento como data de afastamento e como data de retorno, o último dia do afastamento.
Retificação do PIS ou NIT
É dispensada a apresentação do SEFIP retificador no caso do dado PIS/PASEP, em se tratando da informação de PIS/PASEP CONVERTIDO, cuja retificação somente é pertinente junto ao FGTS.
O empregador pode solicitar a retificação mediante registro de alteração cadastral do SEFIP conforme definido na Circular Caixa ou apresentando à CAIXA o formulário RDT em que que deve constar a seguinte expressão:
- CONFORME RELAÇÃO = na identificação do trabalhador.
- PIS CONVERTIDO = no campo PIS.
O formulário deve estar anexado ao Relatório de Inconsistência Cadastral gerado por meio do Conectividade Social.
Remuneração de Autônomo incorreta
Quando informar um autônomo com base incorreta (Remuneração sem 13º Salário), deve-se gerar um novo arquivo com todos os funcionários informando a modalidade 9 e o autônomo na modalidade 1 com a base correta.
Inconsistências mais Comuns no SEFIP
Confira a seguir, as inconsistências mais comuns no SEFIP:
130391 ou 130813 - Código de Identificação do trabalhador ou da Empresa na Caixa inválido
Esta inconsistência ocorre sempre que for feita uma alteração no cadastro de funcionário que gere alteração para a Caixa.
Alterações que geram inconsistências:
- Nome do Funcionário
- Número do PIS
- Data de Admissão
- Carteira Profissional
- Cargo
- Data de Nascimento
Neste caso, é necessário conferir o código da empresa na Caixa cadastrado no Módulo Folha de Pagamento, acesse o Menu: Arquivo > Tabelas Diversas > Tabelas para Cálculo da GPS/SEFIP > Parâmetros da GPS/SEFIP.
Em seguida, clique na guia Dados Cadastrais.
Exemplo:
E confira o código do funcionário na Caixa cadastrado na Folha de Pagamento, acessando o Menu: Cadastramento > Contratos.
Em seguida, acesse a guia Vínculos.
Exemplo:
Quando a alteração for no mês da admissão
Não é necessário informar para a Caixa quando o erro ocorreu no cadastro inicial do contrato. Situação em que o cadastro foi salvo e após foi corrigido, mas ficou registrada a alteração cadastral.
Para corrigir, deve-se eliminar o registro da alteração cadastral da Pessoa ou do Contrato, no Módulo Folha de Pagamento, acesse o Menu: Cadastramento > Histórico das Alterações Cadastrais > da Pessoa ou do Contrato.
Em seguida, identifique qual variável foi alterada no mês, clique no ícone Registrar Alterações Cadastrais Anteriores e localize e informe a variável a ser excluída. Após, exclua a alteração cadastral e salve.
Não há necessidade de informar para a Caixa, pois possivelmente foi erro de informação.
Se for necessário alterar um dos itens acima após o cadastro do funcionário, entre com a data-base do mês anterior à admissão e inclua o que faltou.
Caso a alteração já tenha sido feita com data no mês de admissão e desejar corrigir, é necessário consultar a data do lançamento nas alterações cadastrais. Após, informe ao inverso na mesma data para cancelar, entre com data do mês anterior e informe o correto.
Exemplo:
Funcionário cadastrado com data de admissão em 05/05/2006, posteriormente, alterado para 06/05/2006 (data correta).
Acesse o Menu: Cadastramento > Histórico das Alterações Cadastrais > da Pessoa ou do Contrato.
E verifique o registro da alteração:
- Data da alteração: 15/05/2006
- Descrição: Data Admissão
- De: 05/05/2006
- Para: 06/05/2006
Em seguida, desfaça a alteração exatamente com as datas que ficaram registradas no Histórico das Alterações Cadastrais.
Para isso, acesse o Menu: Cadastramento > Contratos.
E informe a Data-base 15/05/2006 e a data de admissão errada (05/05/2006).
Após, acesse novamente este menu agora com a Data-base 30/04/2006 (ou qualquer outra do mês anterior) e informe a data correta (06/05/2006).
Quando não for no mês de admissão e tiver alguma informação errada no cadastro do funcionário que precisa ir para a Caixa
No Módulo Folha de Pagamento, acesse o Menu: Cadastramento > Contratos.
Na guia Vínculos preencha o registro no campo Cadastro do Empregado.
Em seguida, acesse o Menu: Arquivo > Tabelas Diversas > Tabelas para Cálculo da GPS/SEFIP > Parâmetros da GPS/SEFIP.
E preencha o número do Cadastro da Empresa no campo Para Depósito do FGTS.
- A conta vinculada e o número do cadastro da empresa podem ser encontrados no extrato do FGTS do funcionário.
- Se a empresa não tiver o código do FGTS do funcionário e fizer a alteração com a data do mês anterior, é obrigatório entregar uma RDT para a Caixa informando o que foi alterado.
300548 - Base de Cálculo 13º Salário Previdência Social referente à competência do movimento deve ser informada para trabalhadores com movimentação definitiva (exceto rescisão por justa causa por iniciativa do trabalhador) dentro do mês de competência
300550 - Base de Cálculo 13º Salário Previdência Social referente à competência do movimento NÃO deve ser informada quando houver afastamento definitivo com menos de 15 dias trabalhados no mês
321057 - A data da nova movimentação deve ser posterior à data do último retorno
Esta inconsistência ocorre quando o funcionário retornou de um afastamento e entrou em outro no mesmo mês.
Exemplo:
Funcionária estava em auxílio-doença e entrou direto para licença-maternidade. Primeiro, é necessário consultar no registro de ocorrências as datas e a causa.
- 01/05/2014 até 20/08/2014 – Doença.
- 21/08/2014 - entrou em Licença-maternidade.
Não altere nada na folha, pois está com a informação correta. O SEFIP exige que seja colocado como data de afastamento o último dia trabalhado. Neste caso, seria dia 20/08/2014 para a licença-maternidade, mas como é o mesmo dia do retorno do auxílio-doença, o início do afastamento deverá ser alterado direto no SEFIP.
Para resolver a inconsistência, no SEFIP após aparecer a mensagem Validação do Arquivo finalizada com sucesso, acesse o Menu: Movimento > Empresa.
Em seguida, abra a modalidade e o cadastro do funcionário.
Na guia Movimento do Trabalhador:
- Exclua a ocorrência incorreta e inclua uma nova.
- Clique em Salvar e confirme a alteração.
- Feche a modalidade e a empresa.
- Marque o código de recolhimento para voltar na opção Simular.
- Confira os relatórios de FGTS e INSS e se estiverem corretos, clique em Executar.
320640 - Deve ser informado código de movimentação de retorno do afastamento temporário