A seguir, você encontra um passo a passo com tudo o que precisa ser feito para garantir uma transição tranquila para a nova forma de acesso ao Portal RH:
- Validação de Acesso
- Comunicação Prévia aos Colaboradores
- Verificação de E-mail dos Colaboradores
- Emissão do Extrator de Informações Gerenciais
- Coleta e Atualização dos E-mails Faltantes
- Cadastro dos E-mails no Sistema
- Suporte com Acolhimento
1. Validação de Acesso
Passo a passo para conferir a forma de autenticação do Portal RH
1.1 Nos módulos Folha de Pagamento ou Frequência, acesse o menu: Arquivo > Diretrizes > Diretrizes da Folha/Módulo.
1.2 Digite na lupa a palavra Portal e localize a diretriz Tipo de Autenticação do Portal.
1.3 Se o tipo for Windows ou LDAP, nenhuma ação é necessária, pois sua empresa utiliza um método próprio de autenticação. Siga sua rotina normalmente!
1.4 Sua empresa se enquadra na nova forma de autenticação se o tipo estiver configurado como Aplicação ou MetaAuth.
⚠️ Atenção! Confirme com a equipe de TI:
- Caso o Portal RH esteja publicado internamente (sem acesso à internet), será necessário liberar o tráfego de rede para os serviços de autenticação externos que passarão a ser utilizados. Saiba mais aqui!
- Se sua empresa utiliza o ambiente SaaS, não se preocupe, a Metadados fará essa liberação automaticamente.
2. Comunicação Prévia aos Colaboradores
- Avise que, em breve, haverá mudança na forma de acesso ao Portal RH.
- Explique que essa mudança é uma medida de segurança e trará mais proteção e confiabilidade para os dados dos colaboradores.
- Use canais como Mural do Portal RH, WhatsApp, e-mail ou reuniões rápidas.
📢️ Lembre-se! Os colaboradores devem estar cientes da mudança. Do contrário, poderão perder acesso a documentos importantes como espelho de ponto, contracheque, solicitações, entre outros.
3. Verificação de E-mail dos Colaboradores
- É necessário que ao menos um e-mail esteja presente no cadastro de cada colaborador (tela Pessoas, guia Endereço/Usuário). Pode ser e-mail pessoal ou corporativo.
- Se a empresa não fornece e-mail corporativo, oriente os colaboradores a utilizarem e-mails pessoais (como os usados em redes sociais).
💡 Dica: a maioria das pessoas utiliza e-mails para acessar redes sociais. Ajude os colaboradores a localizar seu e-mail no smartphone (Android ou iOS). Caso não possuam, oriente na criação de um e-mail, como um Gmail, por exemplo.
4. Emissão do Extrator de Informações Gerenciais
Alguns módulos (Benefícios, Frequência, Segurança Ocupacional, Saúde do Trabalhador e Gestão de Cargos e Salários) possuem um Extrator para Conferência que ajuda a identificar quais colaboradores já têm e-mail cadastrado no sistema.
5. Coleta e Atualização dos E-mails Faltantes
- Organize uma forma prática de coletar os e-mails dos colaboradores que ainda não possuem cadastro: pode ser via formulário, mensagem enviada pelo líder ou até ficha impressa.
- Uma das formas de atualizar e-mails faltantes é via solicitação de Alteração Pessoal no Portal RH.
💡 Dica: envolva os líderes - eles podem ser aliados valiosos nesse processo.
6. Cadastro dos E-mails no Sistema
6.1 No módulo Folha de Pagamento, acesse o menu: Cadastramento > Pessoas.
6.2 Na aba Endereços/Usuários, utilize os campos E-mail e/ou E-mail Corporativo para realizar o cadastro.
⚠️ Se preferir que a Metadados faça a inserção dos e-mails no sistema para você, clique aqui para solicitar um orçamento de serviço!
7. Suporte com Acolhimento
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Fique disponível para apoiar colaboradores que tiverem dúvidas ou dificuldades.
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Reforce que chamados na Metadados devem ser abertos apenas pelo RH, não pelos colaboradores.