Com o início de uma pandemia que estamos vivenciando nos últimos meses, temos que encontrar alternativas em nosso dia a dia, para evitar a propagação do COVID-19, que é transmissível pelo ar, superfícies contaminadas e contato físico.
A Equipe de TI da Metadados criou um "dashboard" com a evolução dos casos no mundo e no Brasil.
A LEI Nº 13.979, DE 6 DE FEVEREIRO DE 2020, dispõe sobre as medidas para enfrentamento da emergência de saúde pública de importância internacional decorrente do coronavírus responsável pelo surto de 2019.
A MEDIDA PROVISÓRIA Nº 927, DE 22 DE MARÇO DE 2020, dispõe sobre as medidas trabalhistas para enfrentamento do estado de calamidade pública reconhecido pelo Decreto Legislativo nº 6, de 20 de março de 2020, e da emergência de saúde pública de importância internacional decorrente do coronavírus (covid-19), e dá outras providências.
Seguem abaixo alguns itens que podem lhe auxiliar neste momento:
- Home Office
- Portal RH
- Frequência
- Folha de Pagamento
- Ponto Mobile
- Portal RH
- Evitar o Ponto Biométrico
- Gerenciamento de Faltas
- Férias Individuais ou Coletivas
- Banco de Horas
- Antecipação de Feriados
- Licença Remunerada
- Compensação de Horas
- Relatórios
- Folha de Pagamento
- Frequência
- Dicas Úteis
- FGTS
- Antecipação de 13º Salário
- Grupos de Risco
- Adiar Viagens
- Redução de Intervalo de Almoço
- Redução de Jornada
- Rescisão por Força Maior
1. Home Office
O home office ou trabalho remoto torna-se uma medida de precaução, para evitar aglomerações, seja no deslocamento ou no trabalho. Consulte o Art. 75 da CLT.
A MPV 927 permite inclusive que estagiários e menores aprendizes trabalhem nesta modalidade.
Leia o artigo Adendo ao Contrato de Trabalho Home Office para saber como parametrizar um adendo ao contrato de trabalho, incluindo o "Home Office".
Aqui na Metadados possuímos ferramentas que podem auxiliar no trabalho home office:
Portal RH
O Portal RH pode ser acessado pelos colaboradores e pelos gestores, conforme parametrização. O mesmo é acessado através de uma página web ou por aplicativo de celular (Android e IOS).
Para instruções de uso, acesse Manual de Uso do Portal RH - Colaboradores ou Manual de Uso do Portal RH - Gestor (Gestão).
Conheça mais sobre suas funcionalidades:
Frequência
O Portal RH permite que o acerto de ponto seja realizado pelo colaborador, pelo gestor ou pelo RH. Esta funcionalidade irá ajustar diretamente o ponto no Módulo Frequência.
Da mesma forma, é possível realizar o ajuste do ponto através de uma solicitação de acerto do ponto, que pode ser solicitada pelo colaborador, aprovada pelo gestor e executada pelo RH ou, solicitada pelo colaborador e executada pelo RH. Este ajuste será enviado para o Módulo Frequência apenas após a execução do RH.
O espelho de ponto poderá ser disponibilizado para visualização no Portal RH dos colaboradores e, o gestor poderá ter acesso ao espelho de ponto de seus colaboradores. Com isso, não será necessário contato físico para entrega deste documento e colaboradores que estejam trabalhando home office podem acessar.
É possível disponibilizar o relatório do banco de horas para os gestores que estejam trabalhando home office, consigam gerar sua equipe a distância, concedendo folgas.
Folha de Pagamento
No Portal RH, pode ser disponibilizado o recibo de pagamento, o aviso de férias, o recibo de férias e o comprovante de rendimentos. Com isso, não será necessário contato físico para entrega destes documentos e colaboradores que estejam trabalhando home office podem acessar.
Pode ser disponibilizado no Portal RH a solicitação de férias para os gestores e para os colaboradores, onde o colaborador poderá solicitar suas férias e o gestor poderá solicitar férias para seus colaboradores.
Observação: Podem ser criadas solicitações conforme necessidade, como por exemplo, solicitação de folga, envio de atestados, entre outras.
Ponto Mobile
O Ponto Mobile é uma parceria entre a Metadados e a Stefanini. Ele permite que os colaboradores efetuem o registro de ponto através de um aplicativo da Stefanini, que pode ser utilizado em dispositivos android e IOS. As marcações são coletadas e importadas automaticamente para o Módulo Frequência, através do MetaAgendador.
Saiba mais em: Manual do Ponto Certificado Metadados
2. Evite o Ponto Biométrico
O registro de ponto biométrico deve ser evitado, para que o contágio por superfícies contaminadas não ocorra.
Temos as seguintes alternativas no Módulo Frequência (lembre-se de consultar o responsável jurídico caso opte por adotá-las):
- Utilize a Geração de Marcações para que as marcações sejam realizadas conforme a escala dos colaboradores. Como motivo, cadastre um específico para o COVID-19.
- Efetue o registro de ponto com crachás. Consulte o suporte técnico do relógio para verificar se o relógio ponto possui esta funcionalidade.
- Crie uma Programação de Dispensa do Ponto, para o período em que dispensará os colaboradores de registrar o ponto devido a pandemia. Como motivo, cadastre um específico para o COVID-19.
- Imprima a Ficha de Frequência, para registro do ponto manual.
- Abone a falta, através da Programação Especial. Crie um evento específico, como por exemplo, Faltas Corona Vírus.
- Utilize a Programação de Dispensa do Ponto. Crie um motivo de acerto do ponto específico, como por exemplo, COVID-19 e configure o espelho de ponto para emissão inclusive para dispensados do ponto.
Observação: A limpeza do leitor biométrico dos equipamentos pode ser realizada apenas com pano seco. O uso de produtos químicos / água pode danificar o sensor de leitura.
3. Como Gerenciar as Faltas
Férias Individuais ou Coletivas
Com a paralisação dos países mais afetados, alguns fornecedores não estão enviando materiais, e a produção fica ociosa. Verifique com o seu jurídico antes de conceder férias aos colaboradores. Veja o Art. 136 da CLT, Art. 8 da CLT e MP 927.
1. Se optar em efetuar o pagamento das férias até o 5º dia útil do mês subsequente do início das férias, deve estar com a versão do Sistema atualizada para 4.26.5.2, disponibilizada em 26/03/2020.
2. Se optar por efetuar o pagamento do adicional de um terço de férias até a data em que é devida a gratificação natalina, solicite a Contratação de Serviço para a parametrização do Sistema:
- Criação de variável para vincular ao trabalhador;
- Novos VDBS;
- Parametrizações ao eSocial;
- Parametrizações de Fórmulas de Cálculo;
- Parametrizações para Contabilização.
Observação: Para parametrizar o Sistema Metadados sem a contratação de serviço, siga os passos do artigo [COVID-19] Art. 8º MP 927 - Como não Pagar o Adicional de Um Terço das Férias no Recibo de Férias - Base 5 Dígitos.
3. Para conceder Férias Individuais ou Coletivas, proceda com os passos abaixo:
3.1. Analise individualmente a situação de cada trabalhador e atividade observando o Grupo de Risco;
3.2. Efetue a Programação das Férias Individuais ou Coletivas;
3.3. Realize o cálculo das Férias Individuais ou Coletivas.
3.4. Informe ao empregado com antecedência de, no mínimo, quarenta e oito horas, por escrito ou por meio eletrônico, indicando o período a ser gozado no aviso prévio de férias.
3.5. Emita o Aviso Prévio de Férias Sem Data;
3.6. Utilize Aviso e/ou Recibo de Férias com Assinatura Digital específica para Covid-19;
3.7. Inclua uma observação sobre antecipação das férias devido ao COVID-19.
Saiba mais sobre o cálculo de férias coletivas, clique AQUI!
Banco de Horas
Consulte seu jurídico e seu sindicato a possibilidade de utilizar Banco de Horas neste período, mantendo o colaborador em casa durante a pandemia e compensando as horas de falta em outro momento. Consulte o Art. 59, § 5º da CLT.
Para criação de um Banco de Horas, abra um chamado com a Área de Serviços.
Caso já possua um banco de horas, leia o artigo [COVID-19] Como Lançar Débito de Banco de Horas.
Antecipação de Feriados
Verifique a possibilidade de antecipação de feriados, a fim de substituir dias não trabalhados neste período por feriados não religiosos federais, estaduais, distritais e municipais no decorrer do ano. Verifique com o responsável jurídico como esta medida deve ser adotada.
Saiba como lançar a substituição no Módulo Frequência lendo o passo a passo do artigo Como Realizar a Programação Substituição de Datas. Caso necessite possuir controle de saldo a compensar, é necessário a parametrização de Fórmulas de Cálculo através da Contratação de Serviços.
Licença Remunerada
Se as férias coletivas não forem autorizadas, verifique a possibilidade de conceder licença remunerada. Se esta for superior a 30 dias, o colaborador perde o direito de férias proporcionais e um novo período aquisitivo é iniciado após o término da licença, conforme Art. 133, inciso III da CLT.
Abono de Faltas
As faltas dos colaboradores devido à quarentena podem ser abonadas. Caso opte pelo abono, você pode seguir os passos descritos no artigo [COVID-19] Como Abonar Faltas.
Compensação de Horas
Conforme o Art. 61, § 3º da CLT, é possível compensar no máximo duas horas diárias por até 45 dias no ano faltas existentes por necessidade imperiosa. Entre em contato com seu responsável jurídico para mais informações.
Para criação da Regra de Compensação, abra um chamado com a Área de Serviços.
Redução de Jornada (Flexibilização)
Se não for possível a total parada dos colaboradores, analise a possibilidade de uma redução de jornada dos colaboradores, para evitar demissões. Para criação de regras de flexibilização no Sistema Metadados Contrate um Serviço.
4. Relatórios
No Sistema Metadados possuímos alguns relatórios que podem lhe auxiliar para identificar:
- Colaboradores com mais de 60 anos;
- Colaboradores com filhos com idade entre 0 e 12 anos;
- Colaboradores com doenças crônicas.
Módulo Folha de Pagamento
[RHPR1781] Relação dos Familiares por Idade e Sexo
Lista colaboradores que possuam familiares conforme seleção aplicada para emissão do relatório. Desta forma, é possível gerenciar colaboradores que possuem filhos menores ou idosos como dependentes.
[RHPR1750] Relação para Controle e Programação de Férias
É possível alterar o relatório de programação de férias, para que o mesmo liste apenas contratos com idade superior a 60 anos. Desta forma, é possível gerenciar as férias de colaboradores que fazem parte do grupo de risco.
[RHPR1870] Como Consultar Funcionários Ativos com Idade Acima de 60 Anos no Módulo Folha de Pagamento
Este relatório irá listar todos colaboradores que possuem mais de 60 anos no momento da emissão. Também será exibido o sexo do colaborador.
Módulo Frequência
[RHPR1870] Lista Colaboradores Nascidos até 1960
Este relatório irá listar todos colaboradores que nasceram até o ano de 1960, afim de consultar os que possuem 60 ou mais anos ou ainda que irão completar 60 anos em 2020.
5. Dicas Úteis
FGTS
Verifique orientações referente ao Parcelamento do FGTS AQUI.
Antecipação de 13º Salário
A fim de evitar uma crise econômica, o governo antecipou o décimo terceiro salário integral para pensionistas do INSS.
Para empresas privadas, a legislação não permite a antecipação integral do décimo terceiro salário, porém, é possível realizar o adiantamento da primeira parcela, que corresponde a metade do salário atual do colaborador.
Grupos de Risco
Se não for possível afastar todos colaboradores do ambiente de trabalho, priorize os colaboradores que estão dentro do grupo de risco: idosos, gestantes, portadores de doenças crônicas.
Colaboradores que usam transporte público também devem evitar o deslocamento até a empresa, se possível.
Suspensão de Férias
Veja texto da MPV 927
"Durante o estado de calamidade pública a que se refere o art. 1º, o empregador poderá suspender as férias ou licenças não remuneradas dos profissionais da área de saúde ou daqueles que desempenhem funções essenciais, mediante comunicação formal da decisão ao trabalhador, por escrito ou por meio eletrônico, preferencialmente com antecedência de quarenta e oito horas."
Adiar Viagens
Se possível, adiar viagens nacionais e internacionais a serviço, onde seja necessário o uso de transporte coletivo para locomoção (aviões, ônibus, etc.).
Redução de Intervalo de Almoço
Analise com seu jurídico a possibilidade de reduzir sua carga horário de almoço, para que as horas de contato diárias sejam menores entre os colaboradores. Para esta redução, existem duas alternativas:
1. Crie um novo horário, uma nova escala e realize uma Programação de Escala para os colaboradores.
2. Crie um novo horário e realize uma Programação de Horário Avançada para os colaboradores.
Rescisão por Força Maior
Caso as atividades sejam prejudicadas a ponto de ser necessária rescisão de colaboradores, é possível, de acordo com o Art. 501 da CLT, lembre-se de consultar seu jurídico, para entender se este motivo se aplica à sua situação atual.
Para instruções sobre a inclusão do motivo no Sistema Metadados, acesse Como Incluir Motivo de Rescisão Por Força Maior.
Leia Também:
MEDIDA PROVISÓRIA Nº 927, DE 22 DE MARÇO DE 2020