Este manual destina-se a orientar os usuários sobre como enviar documentos não gerados pelo sistema para os colaboradores assinarem no Portal RH.
Siga as instruções abaixo para realizar o envio de documentos com sucesso.
1. No Módulo Administração do Sistema, acesse o Menu: Administração do Portal RH > Consulta de Documentos.
2. Na parte inferior da tela há a opção Enviar Novo Documento.
3. Clique na opção e preencha os Campos conforme necessário:
3.1 Documento PDF: Clique no botão para localizar e selecionar o arquivo PDF que deseja enviar para assinatura ou ciência
3.2 Tipo do Documento: Selecione o tipo de documento entre as opções disponíveis ou crie um novo tipo digitando o nome desejado Artigo: Como criar Tipo do Documento para Envio de Documentos para Assinatura Eletrônica.
- Nota: Após a criação, o tipo de documento não poderá ser excluído.
3.4 Ação: Indique se o documento deve ser assinado eletronicamente ou se é apenas para ciência.
3.5 Notificar por: Escolha o método de notificação para informar os signatários sobre o envio do documento. Sugerimos o uso da opção: E-mail, Notificação do Portal e push, pois irá notificar o funcionário pelo e-mail, portal na Web e APP do portal.
3.6 Assinar até: Campo opcional, informe uma data limite para a assinatura do documento, se necessário.
3.7 Signatários
- Unidade: Indique a unidade.
- Contrato: Informe o contrato que deve receber o documento para assinatura ou ciência e clique em Adicionar.
Observação: O envio de documentos no sistema atualmente permite informar contratos apenas individualmente, ou seja, cada contrato deve ser adicionado manualmente. O sistema não oferece a funcionalidade de envio por unidade, setor ou de forma geral, mas customizações podem ser avaliadas conforme necessário.
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Enviar documentos individualmente para os signatários: Marque esta opção se deseja enviar o mesmo documento para que cada signatário assine individualmente. Desmarque se todos os signatários devem assinar o mesmo documento.
Exemplo:
- Para documentos que diversos colaboradores devem receber individualmente, marque a opção " Enviar Documentos individualmente para os signatários" conforme print abaixo:
- Para documentos que o colaborador e seu gestor devem assinar, marque "principal signatário" no contrato do colaborador.
3.8 Enviar o Documento
Após preencher todos os campos necessários e configurar as opções conforme desejado, clique no botão Enviar para enviar o documento para assinatura.
Observações Importantes:
Certifique-se de que o documento enviado está correto antes de prosseguir.
Em caso de dúvidas, consulte o Suporte Técnico ou responsável pelo Sistema na sua empresa.
Leia também:
Como consultar Documentos enviados para Assinatura Eletrônica e Ciência através do Portal RH no SIRH.