Continuamos em pandemia e estamos vivenciando muitas mudanças nos últimos meses, temos que encontrar alternativas em nosso dia a dia, para evitar a propagação do COVID-19.
Fique atento com a evolução dos casos no mundo e no Brasil e os seus reflexos nas rotinas do RH.
Este artigo visa, principalmente, constituir-se em uma ferramenta de consulta para a utilização correta e adequada das telas e também para a execução das principais tarefas, transações, rotinas e procedimentos para efetuar Redução de Jornada e Salário, Suspensão Temporária de Contrato e outras medidas no âmbito das relações de trabalho de que trata a MP 1045/2021 e MP 1046/2021, se assemelhando com as antigas MPs 927/20 e 936/20.
As duas medidas provisórias foram publicadas no dia 27 de abril de 2021, DOU de 28/04/2021 e já entraram em vigor de forma imediata, com duração inicial de 120 dias, com vigência até o dia 25 de agosto de 2021. Cuidado com o Prazo do acordo para que não ocorra erro no Arquivo BEm Impeditivo - A data limite do fim do acordo não pode ser superior a 25/08/2021.
Orientamos para que sua empresa observe os prazos previstos nas duas medidas provisórias para evitar surpresas desnecessárias.
Seguem abaixo alguns itens que podem lhe auxiliar neste momento:
- Home Office
- Portal RH
- Frequência
- Folha de Pagamento
- Ponto Mobile
- Evitar o Ponto Biométrico
- Gerenciamento de Faltas
- Férias Individuais ou Coletivas
- Banco de Horas
- Antecipação de Feriados
- Licença Remunerada
- Compensação de Horas
- Redução Proporcional de Jornada de Trabalho e de Salário ou Suspensão de Contrato
- Relatórios
- Folha de Pagamento
- Frequência
- Dicas Úteis
- FGTS
- Antecipação de 13º Salário
- Impacto nos avos de 13º Salário e Provisões de 13º Salário
- Reflexos no Período Aquisitivo de Férias e Provisões de Férias
- Envio do Arquivo Bem no Prazo
- Saúde e Segurança no Trabalho
1. Home Office
O teletrabalho, trabalho remoto ou trabalho a distância torna-se uma medida de precaução, para evitar aglomerações, seja no deslocamento ou no trabalho. Para mais informações consulte CAPÍTULO II da MP 1046.
Art. 3º O empregador poderá, a seu critério ... § 2º notificada ao empregado com antecedência de, no mínimo, quarenta e oito horas, por escrito ou por meio eletrônico.
Art. 4º O trabalho remoto pode ser aplicado a estagiários e aprendizes.
Aqui na Metadados possuímos ferramentas que podem auxiliar no trabalho home office:
Portal RH
O Portal RH pode ser acessado pelos colaboradores e pelos gestores, conforme parametrização. O mesmo é acessado através de uma página web ou por aplicativo de celular (Android e IOS).
Para instruções de uso, acesse Manual de Uso do Portal RH - Colaboradores ou Manual de Uso do Portal RH - Gestor (Gestão).
Conheça mais sobre suas funcionalidades.
Frequência
O Portal RH permite que o acerto de ponto seja realizado pelo colaborador, pelo gestor ou pelo RH. Esta funcionalidade irá ajustar diretamente o ponto no Módulo Frequência.
Da mesma forma, é possível realizar o ajuste do ponto através de uma solicitação de acerto do ponto, que pode ser solicitada pelo colaborador, aprovada pelo gestor e executada pelo RH ou, solicitada pelo colaborador e executada pelo RH. Este ajuste será enviado para o Módulo Frequência apenas após a execução do RH.
O espelho de ponto poderá ser disponibilizado para visualização no Portal RH dos colaboradores e, o gestor poderá ter acesso ao espelho de ponto de seus colaboradores. Com isso, não será necessário contato físico para entrega deste documento e colaboradores que estejam trabalhando home office podem acessar.
É possível disponibilizar o relatório do banco de horas para os gestores que estejam trabalhando home office, consigam gerar sua equipe a distância, concedendo folgas.
Folha de Pagamento
No Portal RH, pode ser disponibilizado o recibo de pagamento, o aviso de férias, o recibo de férias e o comprovante de rendimentos. Com isso, não será necessário contato físico para entrega destes documentos e colaboradores que estejam trabalhando home office podem acessar.
Pode ser disponibilizado no Portal RH a solicitação de férias para os gestores e para os colaboradores, onde o colaborador poderá solicitar suas férias e o gestor poderá solicitar férias para seus colaboradores.
Observação: Podem ser criadas solicitações conforme necessidade, como por exemplo, solicitação de folga, envio de atestados, entre outras.
Ponto Mobile
Ele permite que os colaboradores efetuem o registro de ponto através de um aplicativo EasyMob Metadados, que pode ser utilizado em dispositivos android e IOS. As marcações são coletadas e importadas automaticamente para o Módulo Frequência, através do MetaAgendador.
Saiba mais em: Manual EasyMob Metadados - Aplicativo para Registro do Ponto
2. Evite o Ponto Biométrico
O registro de ponto biométrico deve ser evitado, para que o contágio por superfícies contaminadas não ocorra.
Temos as seguintes alternativas no Módulo Frequência (lembre-se de consultar o responsável jurídico caso opte por adotá-las):
1. Utilize a Geração de Marcações para que as marcações sejam realizadas conforme a escala dos colaboradores.
1.1. Como motivo, cadastre um específico para o COVID-19.
2. Efetue o registro de ponto com crachás.
2.1. Consulte o suporte técnico do relógio para verificar se o relógio ponto possui esta funcionalidade.
3. Crie uma Programação de Dispensa do Ponto, para o período em que dispensará os colaboradores de registrar o ponto devido a pandemia.
3.1. Como motivo, cadastre um específico para o COVID-19.
4. Imprima a Ficha de Frequência, para registro do ponto manual.
5. Abone a falta, através da Programação Especial.
5.1. Crie um evento específico, como por exemplo, Faltas Coronavírus.
6. Utilize a Programação de Dispensa do Ponto.
6.1. Crie um motivo de acerto do ponto específico, como por exemplo, COVID-19.
6.2. Configure o espelho de ponto para emissão inclusive para dispensados do ponto.
Observação: A limpeza do leitor biométrico dos equipamentos pode ser realizada apenas com pano seco. O uso de produtos químicos / água pode danificar o sensor de leitura.
3. Como Gerenciar as Faltas
Férias Individuais ou Coletivas
Verifique com o seu jurídico antes de conceder férias aos colaboradores CAPÍTULO III e IV da MP 1046.
1. Analise individualmente a situação de cada trabalhador e atividade observando o Grupo de Risco que serão priorizados.
2. Informe ao empregado com antecedência de, no mínimo, quarenta e oito horas, por escrito ou por meio eletrônico, indicando o período a ser gozado no aviso prévio de férias.
3. Poderá ser efetuado até o quinto dia útil do mês subsequente ao início do gozo das férias conforme 9º MP 1046. (Data Base = Início do Gozo)
4. O tempo mínimo do período de concessão é de cinco dias 5º da MP 1046.
5. Poderá efetuar o pagamento do adicional de um terço de férias ou abono pecuniário até a data em que é devida a gratificação natalina conforme 7º e Art. 8º da MP 1046.
5.1. Se for a primeira vez que pagará 1/3 férias ou abono pecuniário até a data em que é devida a gratificação natalina orientamos a Contratação de Serviço para a parametrização do Sistema:
- Criação de variável para vincular ao trabalhador;
- Novos VDBS;
- Parametrizações ao eSocial;
- Parametrizações de Fórmulas de Cálculo;
- Parametrizações para Contabilização.
5.2. Para parametrizar no Sistema Metadados sem a contratação de serviço, siga os passos do artigo [COVID-19] Como não Pagar o Adicional de Um Terço das Férias no Recibo de Férias.
5.3. Será necessário o ajuste nas descrições de MP 927 para MP 1046, siga os passos do artigo [COVID-19] - Como Alterar Descrições Para Atender a MP 1045 e 1046.
5.4. Vincule ao Trabalhador que não deve receber 1/3 de Férias/Abono juntamente com o Recibo de Férias:
- Acesse o menu Cadastramento > Contrato na data-base de cálculo das férias;
- Na Guia Dados Complementares, informe Sim para opção Não Recebe 1/3 Férias Recibo MP 1046/21;
- Grave a alteração;
6. Para Férias Individuais é permitida a concessão de férias para períodos aquisitivos não adquiridos mediante acordo individual escrito 2º Art. 5º MP 1046.
7. As férias antecipadas gozadas cujo período não tenha sido adquirido serão descontadas das verbas rescisórias devidas ao empregado no caso de pedido de demissão 10º MP 1046.
7.1. Se for a primeira vez que irá descontar férias antecipadas gozadas na rescisão orientamos a Contratação de Serviço para a parametrização do Sistema:
- Novos VDBS;
- Parametrizações ao eSocial;
- Parametrizações de Fórmulas de Cálculo;
- Parametrizações para Contabilização.
7.3. Para realizar o desconto de férias antecipada no caso de pedido de demissão, proceda com os passos do artigo [COVID-19] Desconto Férias Antecipadas no Pedido de Demissão
7.3. Para conceder Férias Individuais ou Coletivas, proceda com os passos abaixo:
- Efetue a Programação das Férias Individuais ou Coletivas;
- Realize o cálculo das Férias Individuais ou Coletivas;
- Emita o Aviso Prévio de Férias Sem Data;
- Utilize Aviso e/ou Recibo de Férias com Assinatura Digital específica para Covid-19.
- Inclua uma observação sobre antecipação das férias devido ao COVID-19.
- Saiba mais sobre o cálculo de férias coletivas, clique AQUI!
7.4. Para realizar o pagamento de 1/3 férias ou 1/3 de abono pecuniário até a data em que é devida a gratificação natalina, proceda com os passos do artigo [COVID-19] Pagamento do 1/3 de Férias MP 1046 até 19/12/2021 em Folha Suplementar/Avulsa/Mensal
Banco de Horas
Consulte seu jurídico e seu sindicato a possibilidade de utilizar Banco de Horas neste período, mantendo o colaborador em casa durante a pandemia e compensando as horas de falta em outro momento. Consulte o CAPÍTULO VI da MP 1046.
- Para criação de um Banco de Horas, abra um chamado com a Área de Serviços.
- Caso já possua um banco de horas, leia o artigo [COVID-19] Como Lançar Débito de Banco de Horas.
Antecipação de Feriados
Verifique a possibilidade de antecipação de feriados, a fim de substituir dias não trabalhados neste período por feriados federais, estaduais, distritais e municipais, inclusive os religiosos, no decorrer do ano CAPÍTULO V MP 1046.
- Saiba como lançar a substituição no Módulo Frequência lendo o passo a passo do artigo Como Realizar a Programação Substituição de Datas.
- Caso necessite possuir controle de saldo a compensar, é necessário a parametrização de Fórmulas de Cálculo através da Contratação de Serviços.
Licença Remunerada
Caso seja necessário licença remunerada, devido a situação não se enquadrar na MPs, lembre-se de consultar o responsável jurídico caso opte por adotá-las.
Se esta for superior a 30 dias, o colaborador perde o direito de férias proporcionais e um novo período aquisitivo é iniciado após o término da licença, conforme Art. 133, inciso III da CLT.
Abono de Faltas
As faltas dos colaboradores devido à quarentena podem ser abonadas. Caso opte pelo abono, você pode seguir os passos descritos no artigo [COVID-19] Como Abonar Faltas.
Compensação de Horas
Conforme o Art. 61, § 3º da CLT, é possível compensar no máximo duas horas diárias por até 45 dias no ano faltas existentes por necessidade imperiosa. Entre em contato com seu responsável jurídico para mais informações.
Para criação da Regra de Compensação, abra um chamado com a Área de Serviços.
Redução Proporcional de Jornada de Trabalho/Salário ou Suspensão de Contrato
O empregador também pode optar pela redução e suspensão de forma setorial, departamental, parcial ou na totalidade dos postos de trabalho, com duração inicial de 120 dias, com vigência até o dia 25 de agosto de 2021.
Saiba mais por seguir os passos descritos no artigo [COVID-19] Manual da Redução de Jornada/Salário e Suspensão de Contrato.
4. Relatórios
No Sistema Metadados possuímos alguns relatórios que podem lhe auxiliar para identificar:
- Colaboradores com mais de 60 anos;
- Colaboradores com filhos com idade entre 0 e 12 anos;
- Colaboradores com doenças crônicas.
- Consultar Saldo de Férias de Pessoas com mais de 60 Anos de Idade.
Módulo Folha de Pagamento
[RHPR1781] Relação dos Familiares por Idade e Sexo
Lista colaboradores que possuam familiares conforme seleção aplicada para emissão do relatório. Desta forma, é possível gerenciar colaboradores que possuem filhos menores ou idosos como dependentes.
[RHPR1750] Relação para Controle e Programação de Férias
É possível alterar o relatório de programação de férias, para que o mesmo liste apenas contratos com idade superior a 60 anos. Desta forma, é possível gerenciar as férias de colaboradores que fazem parte do grupo de risco.
[RHPR1870] Como Consultar Funcionários Ativos com Idade Acima de 60 Anos no Módulo Folha de Pagamento
Este relatório irá listar todos colaboradores que possuem mais de 60 anos no momento da emissão. Também será exibido o sexo do colaborador.
Módulo Frequência
[RHPR1870] Lista Colaboradores Nascidos até 1960
Este relatório irá listar todos colaboradores que nasceram até o ano de 1960, afim de consultar os que possuem 60 ou mais anos ou ainda que irão completar 60 anos em 2020.
5. Dicas Úteis
FGTS
Verifique orientações referente ao Parcelamento do FGTS AQUI.
Antecipação de 13º Salário
Para empresas privadas, a legislação não permite a antecipação integral do décimo terceiro salário, porém, é possível realizar o adiantamento da primeira parcela, que corresponde a metade do salário atual do colaborador.
Suspensão de Férias
Veja texto da MP 1046/2021.
Art. 6º O empregador poderá, durante o prazo previsto no art. 1º, suspender as férias ou licenças
não remuneradas dos profissionais da área de saúde ou daqueles que desempenhem funções essenciais,
por meio de comunicação formal da decisão ao trabalhador por escrito ou, preferencialmente, por meio
eletrônico, com antecedência de quarenta e oito horas.
Impacto nos avos de 13º Salário e Provisões de 13º Salário
Verifique com o seu jurídico referente aos avos de 13º Salários no período suspensos, quando da redução e reflexos em suas provisões.
Saiba mais por seguir os passos descritos no artigo [COVID-19] Manual da Redução de Jornada/Salário e Suspensão de Contrato.
Reflexos no Período Aquisitivo de Férias e Provisões de Férias
Verifique com o seu jurídico referente aos avos de 13º Salários no período suspensos, quando da redução e reflexos em suas provisões.
Saiba mais por seguir os passos descritos no artigo [COVID-19] Manual da Redução de Jornada/Salário e Suspensão de Contrato.
Envio do Arquivo BEm no Prazo
Veja o CAPÍTULO II, Art. 5º da MP 1045/2021.
O empregador ficará responsável pelo pagamento da remuneração no valor anterior à
redução da jornada de trabalho e do salário ou à suspensão temporária do contrato de trabalho do
empregado, inclusive dos respectivos encargos sociais e trabalhistas, até que a informação seja prestada.
Para mais informações siga os passos do artigo [COVID-19] Como Gerar o Arquivo BEm - Benefício Emergencial.
Saúde e Segurança no Trabalho
Suspensão na obrigatoriedade dos exames médicos ocupacionais, clínicos e complementares, exceção é para os exames demissionais dos trabalhadores veja CAPÍTULO VII da MP 1046/2021.