Para proceder com o pagamento da segunda parcela do 13º salário, siga os passos abaixo:
1) Cadastrar a Folha de 13º
Acesse o módulo Folha de Pagamento no Menu: Folhas / Cadastrar Folhas.
Para cadastrar a 2ª parcela do 13º Salário, preencha os campos do mesmo modo do 13º Antecipação, conforme imagem abaixo e somente altere a opção do campo Folha para “13º Salário – Complementação”. Exemplo:
Em seguida, clique no botão Iniciar Cadastramento e no botão OK da Informação gerada que comprova a ação.
2) Calcular a Folha de 13º
Acesse o menu: Folhas/ Calcular Folhas, informe a data-base da Folha cadastrada, selecione a folha de 13º Complementação e após clique em Iniciar Cálculo.
Quando a Folha de 13º Salário - Complementação já estiver consolidada e ocorrer rescisão com data de desligamento anterior à referida folha, esta rescisão deve ser calculada com data- base posterior à Folha do 13º Salário. Neste caso, o valor do FGTS, referente à 2ª parcela do 13º Salário, deve ser recolhido em GRRF juntamente com os demais valores de FGTS das verbas rescisórias.
Se após a conferência ou fechamento do 13° Salário a folha necessite de recálculo ou ocorra rescisões, deve-se emitir novamente os relatórios referentes a esta.
3) Conferir Valores Pagos de 13º salário
3.1) Médias para Cálculo do 13º Salário Complementação
São consideradas para as médias, os valores pagos no ano da competência, exceto se o usuário tenha definido outras formas de apuração. A conferência das médias do cálculo do 13º Salário poderá ser realizada através do Demonstrativo das Médias, acessando: Menu: Consulta / Demonstrativo das Médias, ou em relatórios ou consultas especiais, customizadas para atendimento da convenção/acordo/dissídio de sua categoria.
3.2) 13º Salário - Complementar
Na folha mensal de dezembro são recalculadas todas as verbas que integram o 13º Salário, para casos de diferenças que, eventualmente, tenham ocorrido no cálculo do 13º Salário; em virtude do desconhecimento da parte variável do salário (horas extras, comissões, adicional noturno, etc.) referente ao mês de dezembro.
Se o resultado do cálculo for favorável ao empregado (maior que o valor pago na folha de 13º Salário), a diferença será paga em código exclusivo para 13º Salário - Complementar.
Este valor é somado com as bases de INSS e IRRF da Folha de 13º Salário, para recálculo dos encargos sobre essa tributação exclusiva e as diferenças de encargos são descontadas na folha mensal.
3.3) Conferência do número de meses para 13º Salário: Acesse o Menu: Cadastramento / Contratos. Em seguida, na guia Histórico do respectivo Contrato, verifique as informações do quadro Para Cálculo do 13º Salário:
- Número de meses trabalhados no ano: Considera-se mês trabalhado aquele em que o colaborador trabalhou mais de 14 dias, desde que a folha esteja consolidada. São somados aos dias trabalhados: as faltas legais e justificadas, as férias e os 15 primeiros dias de afastamento por doença ou acidente de trabalho.
- Número de meses de Licença-maternidade: Apurado separadamente para os meses do ano em que a colaboradora ficou afastada. É calculado em um código exclusivo para 13° sobre Licença-maternidade e esse valor é deduzido na GPS do 13° Salário.
- Número de meses de Auxílio-acidente: apurado separadamente para os meses do ano em que o colaborador ficou afastado. A empresa deve pegar o 13° salário sobre os primeiros 15 dias de afastamento. Além de ser responsável pelo recolhimento do FGTS, inclusive dos meses pagos pela Previdência Social Do 16° dia até o retorno é pago pela Previdência Social.
- Número de meses projetados: No cálculo da Folha de 13° Salário, tanto na 1° como na 2° parcela, o número de meses é projetado até o final do ano. Para colaboradores admitidos até o dia 16 de janeiro do ano vigente, será pago 12/12 avos de 13° Salário. Para colaboradores admitidos após esta data, será pago proporcional até o mês de dezembro. Exemplo: para um funcionário ativo admitido em 01/08 o sistema calculará 5/12 do 13° Salário.
3.4) Conferência de Afastamentos:
Para conferir os afastamentos no ano, gere o relatório de Registro de Ocorrências, verificando os retornos e os afastamentos do ano.
Para todos os afastamentos, a apuração correta do 13º Salário depende do registro e da adequada configuração do cadastro da ocorrência; bem como, da configuração da fórmula de 13º Salário no sistema.
Para gerar o encargo de FGTS do Auxílio-acidente, a fórmula de cálculo de 13º deve estar configurada para apurar em código exclusivo à base de cálculo para o 13º Salário sobre o Auxílio- acidente.
3.5) Diretores:
Para o vínculo empregatício de Diretor, não deve ser apurado o 13º Salário em Tipo de Folha ou códigos de VDB iguais aos vínculos de funcionários.
Para as empresas que desejam pagar o 13º Salário para o Diretor, é obrigatório o cadastro de uma folha do tipo Avulsa e um código de VDB com a mesma tributação de Pró-Labore paga mensalmente.
Este valor é somado com as bases de INSS e IRRF da folha mensal, para recálculo dos encargos. Eventuais diferenças são descontadas na folha mensal e recolhidas juntamente na competência.
Neste caso, não haverá recolhimento em separado, por não se tratar de uma tributação exclusiva de 13º Salário.
O sistema SEFIP não aceita informações de 13º Salário para Diretor. Portanto, informações calculadas de forma incorreta no sistema, ocasionam inconsistência na validação do SEFIP e pagamento indevido na GPS de 13º Salário.
4) FGTS sobre o 13º Salário
O recolhimento do FGTS sobre o 13º Salário é realizado junto com o FGTS das demais folhas da competência. Para gerar o arquivo SEFIP, selecione a rotina especial para a geração do SEFIP, conforme cadastrado em seu sistema.
Em seguida, marque o campo Todas as folhas do quadro Abrangência e informe o período no campo Folhas com Data Base de.
5) IRRF sobre o 13º Salário
O desconto do IRRF sobre o 13º Salário é realizado mesmo que seja inferior ao mínimo de R$ 10,00. Todavia, deve-se manter o limite para a geração do DARF em R$ 10,00.
Caso o DARF mensal fique inferior ao valor mínimo de R$ 10,00, não será gerada a guia para recolhimento, porém esse valor fica guardado para somar na geração da próxima guia DARF.
Para conferir os valores descontados de IRRF sobre o 13º Salário, realize a emissão do relatório:
- Relação de funcionários com I.R. na Fonte.
6) INSS sobre o 13º Salário
O INSS referente ao 13º Salário, pago em dezembro, deve ser recolhido em GPS separada até o dia 20 de dezembro. Esta GPS tem como referência a Competência 13.
Para emitir a GPS de 13º Salário, selecione o relatório de emissão da GPS, conforme cadastrado em seu sistema.
Após, marque somente a folha da 2ª parcela de 13º Salário com data-base utilizada para o cálculo desta. Acesse o Menu: Relatórios / Emitir Relatórios.
Exemplo:
Ao gerar a GPS da competência com o cálculo da Folha de 13º Salário, para não recolher novamente os valores de INSS pagos sobre 13º Salário, deve-se informar os Tipos de Folha que serão recolhidos. Exemplo:
No campo Folhas com Data-base de deve ser informado o período da apuração da GPS.
6) Notas Fiscais na GPS do 13º Salário
Os valores de notas fiscais, referentes à prestação de serviços, podem ser compensados na GPS de competência 13.
Acesse: > Menu: Arquivo / Tabelas Diversas / Tabelas para cálculo da GPS/SEFIP/ Notas Fiscais / Emitidas.
Em seguida, marque o campo Considerar para Competência 13.
Exemplo:
Após o cadastro, realize a emissão da GPS e confira os valores deduzidos de notas fiscais no quadro Deduções e Compensações do relatório Valores Utilizados p/Cálculo da GPS.
Exemplo da Guia da Previdência Social – GPS:
Para a emissão do relatório, acesse o Menu: Relatórios / Emitir Relatórios.
Exemplo:
